Dentro da área financeira, aumentar a agilidade dos processos gera diversos benefícios diretos. Quanto mais eficiente a equipe for na realização das rotinas internas, menores são os custos e melhores são os resultados obtidos.
Os departamentos financeiro e contábil das organizações podem ser uma das áreas mais desconcertantes e também essenciais de um negócio. Embora nenhuma empresa possa sobreviver sem eles, a ciência de medir, processar e analisar as finanças de uma empresa às vezes pode parecer cara e demorada.
São as finanças que garantem que as operações de uma empresa continuem em funcionamento. Ou seja, todos os setores dependem dessa gestão de recursos para desenvolver as suas atividades. Quando esse processo de gestão financeira não funciona adequadamente é possível ver impactos negativos em diversos pontos da estrutura organizacional.
E os problemas se tornam ainda mais evidentes porque as equipes de finanças e contabilidade têm sido muito mal atendidas quando se trata dos ganhos de eficiência da automação digital. Em vez de perceber os benefícios que seus colegas de outros departamentos colheram, muitos profissionais ainda estão presos aos processos manuais – que demandam tempo e recursos.
Felizmente, existem ótimas estratégias para aumentar a agilidade dentro da área financeira. Ao usar as tecnologias adequadas, é possível proporcionar verdadeiros saltos de produtividade.
7 ESTRATÉGIAS PARA GANHAR AGILIDADE NA ÁREA FINANCEIRA
Para obter ganhos de agilidade na área financeira não basta implementar algumas novas ferramentas tecnológicas. É fundamental conhecer as melhores soluções, treinar a equipe e planejar as atividades conforme as tecnologias usadas.
Veja algumas estratégias que você pode explorar para conseguir obter mais agilidade nas operações da área financeira:
1. Crie políticas rigorosas
Um dos maiores drenos em termos de tempo e esforço desperdiçado na área financeira é aguardar a chegada dos dados corretos. Infelizmente, nem sempre você pode confiar no profissionalismo de clientes, colegas e funcionários – o que compromete a agilidade das operações.
Apesar de existirem tecnologias que automatizam a troca de informações, em muitas situações você depende que uma outra pessoa envie os dados necessários. Para evitar essa perda de tempo, procure criar políticas rigorosas para balizar essas situações, diminuindo o tempo perdido apenas esperando.
2. Automatize o máximo que puder
Não há dúvida de que a área financeira exige engenhosidade e decisões inteligentes. Mas é igualmente verdade que alguns processos e fluxos de trabalho podem ser automatizados para liberar os funcionários para assumir um trabalho estratégico de mais alto nível.
Existem muitas tarefas manuais e repetitivas que podem ser executadas com mais agilidade e eficiência por softwares. Em vez de perder várias horas apenas digitando informações em um sistema, é possível que a solução importe os dados automaticamente enquanto o funcionário usa esse tempo para executar outras tarefas.
3. Aumente a colaboração com outros departamentos
O departamento de finanças não funciona isoladamente e geralmente depende de outros setores para obter seus dados. Com o uso da tecnologia torna-se mais fácil ter acesso às informações necessárias sem a necessidade de um complexo fluxo de informações envolvendo vários profissionais. Basta encontrar a solução certa, no lugar certo, para facilitar esse processo.
4. Treinamento e desenvolvimento
Treine os membros da equipe para que em nenhum momento você se depare com a falta de pessoal. Isso vale tanto para conhecimentos técnicos quanto para o uso das novas tecnologias implementadas. Afinal, nunca é uma boa ideia ter todo o conhecimento alojado em algumas pessoas. Deve ser compartilhado com toda a equipe.
O que aconteceria se esses poucos indivíduos saíssem repentinamente ou fiquem doentes? Haveria uma grave lacuna de conhecimento e talvez não tivesse ninguém apto a operar os sistemas digitais usados. Evite tais situações, realizando treinamento regular do processo, garantindo backups para todas as funções e garantindo que todas as funções essenciais estejam bem documentadas.
5. Motive por meio da gamificação
A motivação é um fator muito importante para garantir a produtividade. Funcionários desmotivados ficam entediados, especialmente quando lidam com rotinas monótonas. Da mesma forma, os funcionários que não têm motivação podem não ter o entusiasmo para concluir tarefas desafiadoras.
Uma maneira eficaz de motivar os funcionários da área financeira é com o uso de técnicas de gamificação. Tarefas como a conclusão de relatórios ou a contribuição de ideias para projetos e alterações de políticas podem ser gamificadas para torná-las mais atraentes, empolgantes ou interessantes.
A gamificação envolve o uso de emblemas, recompensas, quadros ou classificações de líderes, pontos, desafios e outros elementos do jogo para tornar as tarefas repetitivas e quantificáveis mais envolventes. Algumas das principais ferramentas corporativas já possuem um sistema de gamificação para ser utilizado.
6. Conecte seus aplicativos
Uma boa solução de automação inteligente pode fazer milagres dentro da área financeira. As integrações e os fluxos de trabalho automatizados podem economizar horas de entrada de dados, reduzir erros e ajudá-los a obter melhores insights sobre despesas e lucros.
Imagine este cenário: todo mês, alguém da equipe de contabilidade passa várias horas criando uma planilha para reconciliar os funcionários da empresa. Para fazer isso, ele baixa um conjunto de dados do aplicativo de RH da empresa e o carrega no aplicativo financeiro, baixando novamente os dados para começar a trabalhar com ele. Em vez disso, e se os dois aplicativos pudessem ser integrados entre si e compartilhar os dados necessários? Uma integração como essa pode economizar um funcionário muitas horas todos os meses.
7. Aproveite os recursos do SOFICOM
Para obter ganhos de agilidade na área financeira, é preciso buscar pelas melhores ferramentas. E o SOFICOM reúne todos os recursos que você precisa para obter saltos de produtividade na sua empresa. Trata-se de uma solução fiscal certificada pela SAP e totalmente integrada ao ambiente SAP ERP, SAP S/4HANA, SAP TDF.
Sem interfaces e duplicações de informações, automatiza a geração das obrigações fiscais e aumenta a eficiência operacional das equipes fiscais, tributárias e contábeis, em total conformidade com a legislação vigente. O SOFICOM é uma solução modular e personalizada de acordo com a necessidade de cada empresa.
Veja alguns dos módulos que compõem o SOFICOM:
- Gestão de materiais de / em terceiros;
- Apuração e relatórios – englobando ICMS, IPI, ICMS ST, Impostos Retinos, PIS, COFINS, ISS e ICMS Partilha;
- Otimizador de processos – que automatiza a movimentação de ativos e materiais integrados com a solução fiscal, contabilidade e controle de estoque;
- Pagamentos e GNRE;
- Auditoria;
- Auditor online com BRF+, que faz o monitoramento e controle de inconformidades no ambiente SAP ERP;
- FCI (Ficha de Conteúdo de Importação);
- Emissão de notas fiscais de serviço eletrônica;
- Controle dos créditos de ativos imobilizados (CIAP);
- Cobertura total às obrigações federais, estaduais e municipais;
- Upgrade TDF.
- Entre outros…
Você já conhecia essas estratégias para aumentar a agilidade na área financeira? Quer conhecer melhor os recursos do SOFICOM? Então visite a nossa página e conheça todos os benefícios!