Automação: como a tecnologia transforma as organizações?
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Automação: como a tecnologia transforma as organizações?

15 de julho de 2022

A automação vem sendo uma boa aliada na busca por otimizar tempo, promover ganho de agilidade e eficiência – sendo esses, sem dúvidas, os desejos de empresas que, cada vez mais, têm buscado por alternativas que viabilizem a concretização de tais metas.

Essa opção que vem crescendo nas organizações, sendo o mais popular o  RPA (Robotic Process Automation). Esse sistema possibilita aprimorar os fluxos de trabalho na organização através da melhora na redução de custos e desperdícios.

Considerando o atual período que vivenciamos, de pós- pandemia, a área de tecnologia passou a ter destaque. A mais recente pesquisa da Gartner Group, revela que a projeção dos gastos mundiais com ferramentas de tecnologia chegará a US$ 4,5 trilhões em 2022.

Nesse conglomerado de opções de serviços, a automação é vista com bons olhos por desburocratizar tarefas manuais, impactando diretamente no ganho de produtividade e eficiência para a empresa.

Ao longo desse texto, iremos abordar de que forma a automação pode ser utilizada nas organizações como facilitadora nos processos e definição de estratégias. Mas antes, confira os tópicos que serão abordados:

  • O que é automação?
  • Quais os benefícios da automação para a empresa?
  • Como implantar as ferramentas de automação na empresa?
  • Como identificar se a empresa precisa investir em automação?
  • Como a inteligência artificial está relacionada com a automação?

O que é automação?

Partindo da definição, automação se trata de um sistema que emprega práticas e processos de forma automática, que são comandadas por mecanismos próprios.

De forma abrangente, a automação utiliza técnicas robóticas, computadorizadas e mecânicas para trazer ainda mais dinâmica nos fluxos das operações. O conceito está fortemente ligado à utilização de máquinas e sistemas que operem com ou sem a interferência humana.

Contudo, a aplicação da automação está em pegar tarefas manuais e repetitivas que, através do uso da tecnologia, se tornam mais ágeis e voláteis, de forma assertiva e prática, reduzindo drasticamente os custos e possíveis erros e falhas que podem acontecer durante o processo.

Vale ressaltar que a tecnologia não tem a intenção de eliminar a necessidade de colaboradores na empresa, mas sim trazer um melhor aproveitamento das suas funções e capacidades.

Quais os benefícios da automação para empresa?

Um dos tabus a serem superados em nossa sociedade é o de considerar a adesão de tecnologia como um gasto e não um investimento. Esse é o caso da automação que, em um primeiro momento, pode causar estranheza e até mesmo receios quanto à sua eficiência e acessibilidade.

Contudo, as empresas que aderem a esse sistema podem vislumbrar na prática uma série de benefícios. Confira os principais que se destacam:

Ganho de produtividade

Com os processos automatizados, o tempo necessário para executar tarefas é reduzido. Ou seja, funções que levavam um longo período para serem concluídas devido à sua complexidade, passam a ser realizadas em um curto período. Isso permite com que o time possa se dedicar para concretizar mais ações, refletindo no ganho de produção.

Redução de custos

Através da automação os processos passam a ser realizados de forma rápida, econômica e lucrativa. Desta forma, os ciclos para execução de tarefas demandam uma redução significativa em gastos até então utilizados para conclusão do serviço. Por meio de uma única ferramenta, podemos concentrar funções antes divididas em mais itens.

Confiabilidade dos dados

Com as ferramentas de automação, é possível sanar uma constante dificuldade das empresas em garantir a segurança dos registros de informações. Devido a maioria dos processos serem manuais, acabam ficando mais suscetíveis a chances de erros e falhas. Contudo, a automação traz mais confiabilidade aos dados, pois minimiza as chances de registros equívocos. Assim, impede a necessidade de retrabalhar aquilo que já foi feito.

Padronização

Uma vez que a ferramenta age de forma padronizada, traz mais assertividade às operações. A empresa passa a executar as funções de maneira contínua, o que ajuda na obtenção dos resultados esperados. A padronização auxilia no controle e visualização de novas oportunidades, que podem trazer ainda mais melhorias para a organização.

Centralização de informações

O uso da automação permite que os gestores possam ter acesso a informações em tempo real, através da centralização. De forma ampla, os registros se encontram em um único lugar, garantindo total acesso e controle. Além disso, é facilitada a integração de todas as áreas da companhia que passam a utilizar um único sistema para suas operações.

Melhorias na tomada de decisão

Baseada nos indicadores dos KPIs (Key Performance Indicators), a automação auxilia na tomada de decisões, já que permite a visualização de dados com antecedência, identificando prováveis riscos, bem como aquilo que pode ou precisa ser melhorado.

Fortalecimento da competitividade

Considerando a forte concorrência presente no mercado, a automação coloca a empresa à frente nessa corrida. Por meio da tecnologia, a empresa consegue ter um melhor controle de produção e estoque, além de ver as oportunidades mais lucrativas para investimentos.

Todos os fatores citados anteriormente, são exemplos de como a automação contribui de maneira positiva em diversos aspectos e processos de uma organização. A solução tecnológica traz facilidade, coerência e produtividade para as companhias que aderem ao seu uso.

Como implantar a ferramenta de automação na empresa?

Por se tratar se uma ferramenta tecnológica, é fundamental compreender como se dá o processo de implantação na empresa.

Ao fazer uso da automação, seguir um conjunto de passos ajuda a facilitar a adesão ao sistema. Para que, de fato, haja resultados, é necessário começar a partir do planejamento.

Existem três passos até considerados simples, mas que fazem a diferença para a aquisição da ferramenta na organização.

Defina os objetivos

De nada adianta investir em ferramentas de automação, se não estiver claro o que se pretende alcançar através do sistema. Por isso, tenha definido em quais dificuldades a automação irá agir.

Faça um mapeamento

Para que a implantação traga resultados, é importante não pular nenhuma etapa no processo. Por isso, faça um mapeamento para entender o fluxo de trabalho da empresa e, assim, definir todos os passos a serem seguidos.

Treine a equipe

Em todo o processo de inovação e transformação, sem dúvidas, os colaboradores são os principais agentes nesse processo. Para um desempenho exponencial, é importante treinar a equipe e capacitá-los para que tenham autonomia na execução das tarefas.

Como identificar se a empresa precisa investir em automação?

Constantemente nos relacionamos com a tecnologia. Ela está presente em boa parte do nosso dia a dia e, nas empresas, isso não seria diferente, sendo a responsável por diversas modalidades desempenhadas pela companhia.

Contudo, algumas organizações ainda possuem dificuldade em identificar se está ou não na hora de investir na automação de seus processos. Por isso, é importante estar atento a alguns sinais que podem indicar que está na hora de investir em ferramentas tecnológicas.

Falta de padronização de processos

Esse é um dos grandes fatores da diminuição do fluxo produtivo, já que as empresas possuem diversos métodos de processos, sendo um dependente do outro – e muitas das vezes apresentam dificuldades em manuseá-los.

E, como falamos anteriormente, a partir da padronização, é possível ganhar mais agilidade nas operações, fluidez nos processos e melhora na comunicação.

Desperdício de tempo e recursos em materiais

A ausência de um controle mais assertivo acerca dos materiais a serem utilizados, faz com que a empresa perca em relação à lucratividade. Isso faz com que os custos passem a aumentar, diminuindo a produtividade dos colaborares e elevando os valores gastos com a produção.

Esse problema pode ser solucionado a partir de um sistema que passa a gerenciar tais recursos, permitindo assim um controle e organização mais eficiente.

Baixo controle de informações

Desencontros e falhas nos processos são ocasionados, em muitas das vezes, pela falta de controle das informações. A dificuldade em acessar e analisar os registros, acaba inviabilizando uma comunicação eficiente e direta entre as áreas.

Mesmo que tenham sido criados padrões no passado, é necessário adequar aos moldes atuais para evitar a geração de prejuízos e desmotivação da equipe.

Baixa produtividade

Esse é um resultado dos itens descritos acima, pois as falhas de comunicação, adesão a ferramentas de gestão e falta de controle de informações, resultam na tomada de decisões erradas. Esse compilados impactam diretamente na baixa de produção.

A estagnação é um sinal também de que está na hora de investir na automação, para se aperfeiçoar e fazer o uso de ferramentas tecnológicas que tragam o ritmo novamente.

Os pontos aqui apresentados, quando bem geridos, impactam o desempenho da empresa. Por sua vez, necessitam de monitoramento constante para identificar com antecedência o que precisa ser aperfeiçoado.

Como a inteligência artificial está relacionada com a automação?

Considerando os benefícios que a automação traz para as organizações, não há como difundir o seu conceito, que faz um alto uso de ferramentas tecnológicas. Entretanto, existe uma tendência de assimilar a ideia da tecnologia com maquinários e robôs, que irão substituir a mão de obra humana.

Essa ideia é um tanto quanto equivocada, partindo do princípio que a automação vem para trazer melhorias nos fluxos de trabalho aliados a recursos de sistemas que tragam eficiência para a equipe.

A inteligência artificial, quando bem aplicada, possibilita controle e tomada de decisões com base em um sistema supervisionado e adaptado para as necessidades da empresa. Além disso, é importante salientar que todo o investimento aplicado em tecnologia é revertido com os ganhos obtidos.

Por isso, ao considerar aderir a automação para sua empresa, é crucial buscar no mercado a equipe mais capacitada e que domine a grande amplitude de possibilidades. Nessa missão, a Cast group pode te ajudar!

Com 30 anos de mercado, a Cast group é uma empresa brasileira voltada para o desenvolvimento de tecnologia e automação, atuando com consultorias e soluções de TI a TA e outsourcing de desenvolvimento, aplicações e infraestrutura, sendo uma das principais parceiras da empresa alemã SAP – uma referência mundial do tema.

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Conclusão

Ao longo desse texto, abordamos os benefícios da automação e de que forma sua aplicação pode solucionar diversos desafios enfrentados pelas organizações.

Entretanto, antes de investir na ferramenta, é importante estar atento a sinais que a organização emite, que indicam a hora de implantar um novo método para sua gestão.

Portanto, é necessário ter claro de que a tecnologia vem como mais um suporte para as indústrias, as auxiliando para o ganho de produtividade e eficiência no processo de comunicação entre as áreas.

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