Como tornar as reuniões mais produtivas: 10 dicas valiosas
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Como tornar as reuniões mais produtivas: 10 dicas valiosas

21 de abril de 2021

Se você deseja saber como tornar as reuniões mais produtivas, é porque já entendeu que mais do que nunca, a máxima “tempo é dinheiro” se faz verdadeira. Além disso, estimular a análise crítica de situações e das ideias inovadoras também deve estar presente na mentalidade de todo gestor. Mas como fazer para tirar o máximo proveito delas?

Embora tradicionais, as reuniões precisam e já estão tomando um novo formato na realidade em que vivemos. Não apenas falando sobre teletrabalho e tecnologia (como vídeo conferências ou chat ao vivo), mas também sobre objetividade e clareza dos temas abordados.

Em média, o tempo gasto em reuniões pode representar de 15% a 25% de todo o período que um colaborador tem na sua empresa, variando de acordo com a área, cargo e funções que ocupa. 

Segundo estimativas da Consultoria TriadPS, uma companhia pode gastar por volta de R$620 mil reais em reuniões excessivas, a cada 100 funcionários.

Os dados podem parecer exagerados ou alarmantes demais, mas o fato é que, converter o pensamento em horas versus valor nos faz repensar atitudes e também é um pilar da produtividade. 

Basicamente, se você faz uma reunião com duração de 1h com 10 pessoas, são 10 horas delas gastas. Caso você já saiba ou estime quanto é a hora/homem de cada um, já dá para se ter uma ideia de valores. Então, multiplicando por semana, mês e ano, o cenário pode parecer um pouco mais relevante, correto?

Sendo assim, confira as 10 dicas que preparamos para que suas reuniões sejam o mais produtivas possível, fazendo valer o investimento da organização.

Como tornar suas reuniões mais produtivas

Além do impacto financeiro, existem outras questões que devem ser levadas em consideração, como a qualidade do que é discutido no tempo reservado e em como será o desenrolar das atividades após a reunião. 

Veja como aproveitar cada minuto e recurso de maneira ideal:

  1. Faça o planejamento da reunião

Certamente o mais importante de todos, o planejamento é ponto imprescindível para uma reunião bem sucedida e, por incrível que pareça, o mais negligenciado.

É comum que os gestores convoquem reuniões regularmente sem um foco definido, ou com o que chamam de acompanhamento dos projetos. 

Apesar de isso não ser necessariamente ruim, é preciso estabelecer precisamente quais são os tópicos que devem ser abordados e qual o tempo que cada um deve tomar. 

Instituir essas regras permite que os assuntos sejam endereçados corretamente, evitam que outros sejam deixados de lado e também faz com que tudo fique mais claro aos participantes.

  • Convoque as pessoas certas

Outro erro comum é envolver muitas pessoas ou excluir quem seria importante ali. Sabendo o que se deseja abordar e a necessidade real da reunião, fica mais fácil chamar quem é essencial.

Mas cuidado! Colaboradores demais significam menos produtividade em outras tarefas que poderiam realizar. Tenha em mente quem realmente é indispensável e agregará de fato na discussão, tentando não convidar mais do que 10 indivíduos (a menos que seja extremamente necessário).

  • Tenha metas e objetivos claros

Com parte do planejamento, não deixe de determinar quais são os objetivos da reunião e encontrar junto à equipe as metas que deverão ser cumpridas para o bom andamento do processo.

Pode parecer banal, mas ter essas definições claras é extremamente importante, pois dá rumo às tarefas, fica como um registro (a ser cobrado no futuro) e mantém todos na mesma página.

  • Atenção ao tempo e atrasos

Principalmente quando feitas de forma presencial, é preciso ter atenção e prudência com os atrasos. 

Na verdade, há pessoas que pressupõem que se atrasar “é normal”, mas isso prejudica o bom andamento da reunião, tirando o foco e em alguns casos, faz com que o integrante perca o que foi tratado.

Se isso for recorrente, peça para que o gestor ou você mesmo fale (de forma educada, mas firme) com o funcionário, que deve ajustar seus horários.

Ainda, há os atrasos acidentais, causados pelo trânsito ou outras adversidades. Obviamente, nesses casos é preciso ter um pouco mais de tolerância.

Inclusive, a pandemia do novo coronavírus nos mostrou que muitas vezes é completamente possível realizá-las de maneira remota. Desse modo, esse tipo de situação seria evitada e faria com que a hora de deslocamento fosse desconsiderada – com isso, ganho de custos para sua empresa.

Sempre que possível, busque otimizar o tempo!

  • Preze pela objetividade

A objetividade é outro fator central de como tornar as reuniões mais produtivas. Procure não divagar demais sobre os temas, sempre retomando para o que realmente importa. 

Mesmo que algumas delas tenham objetivo mais amplo, não permita que as pontas fiquem soltas ou que assuntos se transformem em bolas de neve: concentre-se na lista e planejamento que fez e se atenha a ele.

  • Estabeleça um mediador

É comum que o foco se perca em meio a muitos assuntos e opiniões diferentes. Portanto, estabeleça um mediador, que pode ser você ou outra pessoa que designe.

A função é justamente garantir que a objetividade não se perca, evitar assuntos irrelevantes ou até mesmo condutas inapropriadas. A função dessa pessoa é envolver e dar limites aos colaboradores, fazendo com que tudo não vire uma bagunça.

  • Envolva o time nas questões 

Provavelmente negligenciado, esse tópico precisa de atenção porque considera o fator humano. Pessoas têm personalidades diferentes e é isso que torna o trabalho em equipe mais dinâmico e rico.

Logo, o mediador deve procurar a opinião mesmo de quem é mais reservado, pois se ele foi convocado, certamente tem valia para aquelas questões. 

Fazer com que o time se envolva e estimular a discussão saudável é primordial para obter resultados mais criativos e relevantes. Além de, evidentemente, fazer com que os colaboradores se sintam mais valorizados.

  • Não saia sem definições e prazos

No planejamento da reunião, é preciso que um tempo seja reservado para definições de prazos e novos passos para os participantes. O final costuma ser marcado pela displicência, pois muitas vezes as pessoas têm outros compromissos e acaba sendo uma correria geral para acelerar o encerramento.

Porém, tenha em mente que essa é parte fundamental e que sem essas definições, o intervalo que passaram juntos pode ser completamente desperdiçado. 

Reserve o tempo que achar necessário para definir prazos e ações.

  • Tenha o registro do que foi abordado

Faça com que uma pessoa fique responsável por registrar a ata da reunião. Ela pode ter o suporte de gravador de áudio ou vídeo (se for uma conferência), mas é importante que tudo fique devidamente registrado e claro.

Assim, essa é uma forma de organizar e documentar o investimento de todos naquele período.

  • Exija a integração entre as equipes

Por fim, com os assuntos documentados, é possível dividir com os participantes (para que consultem quando precisem) ou mesmo com pessoas que não puderam participar do compromisso. 

Isso faz com que toda equipe tenha clareza e possa se preparar da melhor forma, tanto no planejamento de suas respectivas tarefas, quanto do andamento geral dos processos e funções de outrem. 

A importância da boa gestão empresarial

Ficou claro o quão complexo e custoso pode ser um simples encontro? Agora que você já sabe como tornar as reuniões mais produtivas, vale a pena estender o pensamento para outros setores.

Fazer um ótimo planejamento e ter o controle do negócio é importantíssimo para que tudo seja mais proveitoso. Para isso, você pode contar com soluções de gestão empresarial completas como o ERP SAP S/4HANA ou modulares, como gestão para Recursos Humanos, por exemplo.

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