Controle fiscal: como aprimorar sua execução nas empresas?
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Controle fiscal: como aprimorar sua execução nas empresas?

8 de julho de 2022

O controle fiscal está entre um dos grandes desafios das empresas. As complexidades existentes no regime tributário brasileiro dificultam ainda mais as organizações na hora do cumprimento de suas obrigações.

Considerando os dados do Instituto Brasileiro do Planejamento e Tributação (IBPT), aproximadamente 32 mil normas tributárias foram criadas no país desde a Constituição Federal, de 1998.

Esse fato, corrobora ainda mais para as dificuldades das organizações em terem um controle fiscal assertivo, pois, muitas vezes, os empreendedores e colaboradores se veem perdidos diante de tantas regras e obrigatoriedades a serem seguidas.

Outro indicativo importante nesse processo está relacionado ao fato de que, em meio a tantos processos e atividades desempenhadas na empresa, a falta de um sistema adequado aumenta gradativamente as chances de erros e falhas nessas etapas.

Contudo, através de um controle fiscal é possível atuar de forma preventiva, evitando assim que a companhia deixe de cumprir suas obrigações tributárias e sofra autuações fiscais.

Ao longo desse texto, iremos compreender a importância do controle fiscal para as organizações e de que forma a tecnologia, quando bem integrada, facilita nesse processo. Confira os tópicos que serão abordados:

  • Qual a importância do controle fiscal?
  • A falta de controle fiscal pode impactar em quais erros?
  • Como colocar o controle fiscal na prática e de forma eficiente?
  • Como a tecnologia ajuda no controle fiscal?

Qual a importância do controle fiscal?

O controle fiscal se trata do conjunto de ações e procedimentos com foco no cumprimento das obrigatoriedades tributárias. Desta forma, esse processo passa a ser responsável por todos os itens correspondentes aos procedimentos de tributação.

Além disso, também são consideradas todos as etapas de registros e gerenciamento dos fluxos de ativos passivos dentro da empresa, com o intuito de manter a transparência em relação às normas a serem seguidas.

Vale ressaltar que a importância de estabelecer um controle fiscal não se limita apenas às apurações tributárias, mas também assegura a veracidade de todas as informações a serem passadas para o Fisco.

Ao aplicar o seu conceito na prática, é garantido às empresas a proteção quanto a futuros problemas de fiscalizações, assegurando assim mais tranquilidade em todas as funções e serviços da empresa.

A falta de controle fiscal pode impactar em quais erros?

Se, por um lado falamos sobre a importância do controle fiscal para as empresas, por outro, sua ausência expõe a organização a um alto risco de falhas.

Cabe ressaltar que, com as constantes inserções de regras e normas a serem cumpridas, as vistorias fiscais passam a ser ainda mais minuciosas para detectar irregularidades nas informações passadas.

Dentre os erros mais comuns pela falta do controle fiscal, se destacam alguns mais frequentes:

Omissão de receitas

Trata-se da não emissão de documentos fiscais, escrituração contábil ou fiscal das receitas obtidas pela empresa, o que acarreta na inconsistência dos valores declarados.

Transações financeiras incompatíveis

O amplo acesso do governo acerca das movimentações financeiras, possibilita à Receita Federal cruzar dados e informações que comprovem efetivamente se os valores declarados possuem origens comprovadas por meio de documentação.

Inconsistências no Registro de Inventário

Com base nas informações declaradas nos arquivos da EFD ICMS/IPI e em notas fiscais eletrônicas, sejam elas próprias ou não, é possível ter acesso às informações quantitativas e financeiras das movimentações da empresa.

Contudo, uma vez comprovados erros e divergências em tudo o que foi apurado, é possível gerar penalidades, impactando a gestão financeira da empresa.

Apuração de tributos

A complexidade do sistema tributário nacional, por ser repleto de detalhes, aumenta incidência de falhas frequentes, como deixar de aproveitar créditos tributários ou utilizá-los de forma indevida – aplicando cálculos equivocados ou fazer uso de legislações desatualizadas.

Contudo, a suscetibilidade de erros são reflexos da ausência de um controle fiscal efetivo que regule e monitore se há ou não o cumprimento de todas as regras e normas presentes na Constituição.

Quais são as vantagens do controle fiscal?

Além de solucionar e evitar possíveis inconsistências no processo de apuração e fiscalização do cumprimento de todas as normas, adotar essa prática auxilia a empresa a estar em dia com cada obrigatoriedade que tem perante a lei.

Ou seja, através dessa política, torna-se possível executar as tarefas e funções, seguindo todos os regimes tributários – afinal, cada item conta com regras específicas a serem seguidas.

Entretanto, não são apenas melhorias na área fiscal que podem ser obtidas. Um controle efetivo ajuda, de fato, a compreender a real situação da empresa, influenciando na tomada de decisão correta.

Até porque, as análises e definições de estratégias passam a ser pautadas de acordo com dados e relatórios atualizados e de acordo com o status atual da organização.

Como colocar o controle fiscal na prática e de forma eficiente?

Mais do que compreender as vantagens e benefícios de aplicar um controle fiscal, é importante saber colocá-lo em prática, de forma eficiente para que traga resultados.

Por isso, não adianta apenas aderir. É importante saber como, de fato, colocar os critérios previstos em execução, seguindo alguns passos:

Gerencie as emissões das notas fiscais

É importante averiguar se os dados e informações estão corretos. Para isso, é necessário um acompanhamento contínuo para evitar retrabalhos e desperdício de tempo, que pode ser aplicado para outras finalidades mais estratégicas.

Cheque a veracidade dos documentos

Em nível de segurança, todo o cuidado é crucial para evitar e se precaver de possíveis golpes. Sendo assim, ao receber qualquer tipo de documentação, verifique e certifique a autenticidade do documento recebido.

Modernize o sistema

Para aplicar novas práticas, é válido que toda a rede de sistema se modernize com o intuito de ter a capacidade de administrar tais funções. Além disso, esse passo acarreta em mais agilidade com a automatização dos processos, eliminando assim possíveis falhas.

Invista na organização

Organize os documentos fiscais em arquivos de forma separada e prática para serem localizados quando necessário. Crie uma classificação que seja de rápida compreensão e identificação.

Esteja atento aos prazos

Ao armazenar os documentos fiscais, esteja atento ao prazo, considerando que podem ser requeridos por até cinco anos. Desta forma, eles precisam estar bem protegidos e anexados em um formato de fácil identificação.

Invista na especialização da equipe

Administrar essas tarefas é algo que requer conhecimento e experiência. Considerando as complexidades tributárias e o grau de responsabilidade na indexação dessas informações, é importante qualificar os colaboradores para que, assim, sejam obtidos os resultados esperados.

Contudo, esse conjunto de passos a serem seguidos, contribui para a eficiência do controle fiscal, pois amarram pontas soltas que influenciam nos inúmeros desafios enfrentados pelas organizações.

Como a tecnologia ajuda no controle fiscal?

Administrar as diversas tarefas que compõem a aplicação do controle fiscal, é algo desafiador para os gestores. O grau de responsabilidade para não deixar passar detalhes despercebidos que resultam em multas ou penalidades, deixam a tarefa ainda mais desgastante.

Considerando o cenário atual, em que o meio corporativo está cada vez mais competitivo e acirrado, torna-se inviável envolver diversos membros da equipe para realizar funções que podem contar com outros tipos de apoio.

Nesse processo, a tecnologia vem como uma forte aliada por promover, através de softwares, soluções tecnológicas capazes de realizar todos os processos de forma automatizada.

Ao investir nessa ferramenta, ganha-se agilidade e eficiência em três pilares importantes para as companhias:

  • Redução de custos;
  • Acesso às informações;
  • Integração dos departamentos.

A união destes elementos impacta diretamente tanto na segurança das informações, quanto nas operações que passam a contar com a sustentação de um sistema abrangente.

Na busca pelo novo, é válido estar aberto às soluções inovadoras, que visam facilitar e transformar as rotinas de trabalho. Por isso, analise como está a situação atual da sua empresa e certifique-se de como está o investimento no controle fiscal.

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Conclusão

Assim como as demais áreas nas empresas, investir no controle fiscal é um fator crucial para garantir o crescimento da organização, levando em conta as obrigatoriedades da legislação.

Vale ressaltar que a complexidade tributária do sistema brasileiro é um constante desafio a ser superado. Por isso, quanto mais alinhada estiver a área fiscal, menor são as probabilidades de futuros erros que resultem em penalizações.

Essa é uma tarefa árdua, entretanto, fazer uso de soluções tecnológicas, pensadas para suprir essa demanda, abre margem para que a empresa ganhe mais agilidade e eficiência em processos até então burocráticos e suscetíveis a erros.

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