Sua empresa está preparada para a declaração ECD?
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Sua empresa está preparada para a declaração ECD?

13 de maio de 2020

A declaração ECD é uma das exigências contábeis que devem ser seguidas pelas empresas brasileiras. Porém, com tantas obrigações diferentes, muitos gestores enfrentam dúvidas no momento de preparar as informações para enviá-las ao Fisco.

A Escrituração Contábil Digital (ECD) surgiu como uma versão digital dos tradicionais livros contábeis – que sempre foram exigidos para que o poder público tenha controle sobre as operações desenvolvidas pelas empresas brasileiras. Porém, mesmo que o objetivo seja simplificar os processos, ainda estamos passando por um período de adaptação.

Garantir a entrega da declaração ECD sem problemas evita complicações com o Fisco – como multas e outras penalidades. Entretanto, para colocar isso em prática, é necessário iniciar uma preparação com antecedência.

O que é ECD?

A Escrituração Contábil Digital (ECD) é parte integrante do projeto SPED e tem por objetivo a substituição da escrituração em papel pela escrituração transmitida via arquivo, ou seja, corresponde à obrigação de transmitir, em versão digital, os seguintes livros:

  1. Livro Diário e seus auxiliares, se houver;

  2. Livro Razão e seus auxiliares, se houver;

  3. Livro Balancetes Diários, Balanços e fichas de lançamento comprobatórias dos assentamentos neles transcritos.

Ou seja, o termo ECD diz respeito à obrigação de entregar digitalmente os livros contábeis das empresas. Veja as principais características deles:

  • Livro diário: aquele em que se registra todas as informações relacionadas à empresa ao longo de um período;

  • Livro razão: cumpre a função de demonstrar a movimentação analítica das contas escrituradas no diário e constantes no balanço;

  • Balancetes: considera-se balancete a diferença entre as operações informadas no livro razão e os seus saldos credores e devedores. Geralmente, estes documentos são utilizados para comparar os resultados da empresa, tendo como ponto de partida, as contas usadas pela contabilidade.

De acordo com a legislação tributária vigente, a declaração ECD faz parte dos requisitos do Sistema Público de Escrituração Digital, o chamado SPED.

Imagine que até pouquíssimo tempo atrás (2008), todos esses dados eram transmitidos ao Fisco em papel. Entretanto, atualmente, há sistemas com módulos contábeis que permitem armazenar todos estes dados, digitalmente. Além, é claro, de reuni-los e extraí-los com muito mais facilidade.

Uma vez que sejam extraídos os livros contábeis, anteriormente mencionados, a entrega ao SPED e a autenticação ocorrem através do certificado digital da pessoa jurídica.

Como funciona a declaração ECD?

O funcionamento da declaração ECD é bem simples: todas as informações obrigatórias devem ser inseridas em um sistema eletrônico e transmitido digitalmente. Ou seja, em vez de ocorrer um preenchimento em papel, os dados são enviados em formato eletrônico.

Conforme destacamos anteriormente, os dados informados estão divididos nos seguintes livros:

G – Diário Geral;

R – Diário com Escrituração Resumida (vinculado a um livro auxiliar);

A – Diário Auxiliar;

Z – Razão Auxiliar;

B – Livro de Balancetes Diários e Balanços.

Para que esse processo seja validado, é necessário comprovar a autoria do arquivo digital através de uma assinatura digital com certificado de segurança, emitido pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil).

Além disso, é preciso observar o prazo para a entrega da ECD, que está previsto no art. 5º da Instrução Normativa no 1.420/2013: a ECD será transmitida anualmente ao Sped até o último dia útil do mês de maio do ano seguinte ao ano-calendário a que se refira à escrituração.

Quais empresas estão obrigadas a entregar a ECD?

Uma grande questão sobre a declaração ECD está na sua obrigatoriedade. Afinal, não são todas as pessoas jurídicas que necessitam transmitir as informações para o Fisco.

Veja quais são as empresas obrigadas a entregar a declaração ECD:

  • Empresas que estão sujeitas à tributação do Imposto sobre a Renda com base no Lucro Real;

  • Empresas tributadas pelo Lucro Presumido que fazem a distribuição de lucros ou dividendos com valores superiores àqueles da base de cálculo do Imposto de Renda diminuída dos impostos e contribuições a que a empresa em questão estiver sujeita;

  • Sociedades em Conta de Participação, que devem apresentar os livros auxiliares do sócio ostensivo;

  • Organizações isentas e imunes que são obrigadas e entregar com base nos termos da Instrução Normativa RFB 1.252/2012;

  • Empresas do Simples Nacional que receberam aporte através de investimento anjo a partir de 2017.

Como preparar sua empresa para a declaração ECD?

Você quer garantir que a sua empresa esteja preparada para a declaração ECD? Veja algumas dicas que vão ajudá-lo neste momento:

Acompanhe a legislação

Vimos ao longo deste artigo as principais informações que você deve ter em mente sobre a Escrituração Contábil Digital. Porém, é sempre importante acompanhar as eventuais mudanças que podem ocorrer na legislação – alterando as exigências ou prazos de entrega.

Entenda a relação entre ECD e ECF

Muitas empresas esquecem que existe um vínculo direto da declaração ECD com a declaração entregue no ano anterior e com a Escrituração Contábil Fiscal (ECF) do mesmo período.

Ou seja, as informações contidas na ECD de um determinado período precisam estar coerentes com a ECD do período anterior – como os saldos iniciais das contas contábeis, por exemplo.

Portanto, uma etapa importante da preparação é verificar possíveis erros ou incoerências no arquivo da ECD do ano anterior. Além disso, é possível integrar as informações contábeis para garantir a coerência entre a ECD e a ECF.

Utilize um software para a declaração

Para garantir o atendimento de todas as exigências da declaração ECD, você pode utilizar um software fiscal – que automatiza diversos procedimentos contábeis, organiza as informações necessárias para a ECD e faz a transmissão das informações ao Fisco. Dessa forma, você evita complicações e simplifica os processos do departamento fiscal.

E, então, a sua empresa já está preparada para a declaração ECD? Garanta uma entrega sem complicações com auxílio do SOFICOM – uma solução fiscal certificada pela SAP que automatiza a geração das obrigações fiscais e aumenta a eficiência operacional das equipes fiscais, tributárias e contábeis.



 
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