Manter em dia os pagamentos dos funcionários é mais do que uma obrigação do departamento pessoal. Trata-se de um fator decisivo para o sucesso de toda e qualquer empresa. Por isso, devemos gerir bem a folha de pagamento.
Colaboradores que não recebem em dia — ou cujos valores estão errados — ficam desmotivados e produzem abaixo do esperado, provocando resultados insatisfatórios.
No entanto, não são todas as organizações que conseguem manter um gerenciamento organizado e eficiente da folha de pagamento. Elas enfrentam desafios que vão desde a dificuldade de acesso às informações até a falta de um panorama sobre as despesas.
Este artigo aborda estes e outros desafios, apresentando as soluções que podem ser adotadas por sua empresa. Acompanhe!
CONTROLE DE PONTO
O cálculo da folha de pagamento depende, basicamente, de um eficiente controle de ponto — onde devem ser encontrados os períodos exatos de entrada e saída do colaborador. Esse documento revela a necessidade de descontos ou acréscimos.
É fundamental que sua companhia adote uma forma legítima e funcional para controlar o ponto e, dessa maneira, evitar erros. O investimento em um ponto eletrônico, sistema mais seguro e confiável, é uma excelente solução.
A leitura pode ser feita por meio de cartão magnético ou biometria, armazenando os dados na memória do equipamento e compartilhando-os com o seu sistema de gestão. Outro método eletrônico é a utilização de um aplicativo no smartphone do funcionário.
CÁLCULO DE HORAS EXTRAS
O departamento pessoal deve ficar muito atento ao cálculo de horas extras, pois a correta execução desse processo depende de determinados fatores. Um deles é a categoria a qual o colaborador pertence.
Cada categoria é regida por uma convenção coletiva diferente. Logo, os parâmetros estabelecidos interferem diretamente no cálculo de horas extras.
Além disso, o cálculo envolve a verificação de necessidades como o pagamento de adicionais por trabalho noturno — das 22h até 5h —, periculosidade, insalubridade ou Descanso Semanal Remunerado (DSR).
ESTRUTURA DE CARGOS E SALÁRIOS
Um bom plano de cargos e salários proporciona a correta estruturação que a empresa necessita, permitindo ao colaborador traçar um caminho real para desenvolver a própria carreira.
Também é importante porque determina e sustenta todas as estruturas de cargos e salários da organização, facilitando o alcance do equilíbrio interno e externo tanto por meio das atribuições, deveres e responsabilidades, quanto pelos níveis salariais.
É dessa maneira que o departamento pessoal tem como contemplar a folha de pagamento de cada indivíduo com as suas respectivas remunerações, gratificações e benefícios proporcionais ao trabalho desenvolvido.
ACOMPANHAMENTO DAS MUDANÇAS
Outro desafio da gestão da folha de pagamento é o constante acompanhamento de mudanças que envolvem a legislação trabalhista e as modificações na estrutura interna da organização.
Cada mudança deve ser acompanhada para que não ocorram erros no cálculo da folha de pagamento — evitando situações que podem gerar processos trabalhistas e multas.
Uma delas é a adoção ao eSocial, o Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas. Ele digitalizou e automatizou a gestão da folha de pagamento.
Desse modo, facilita a rotina de contadores e profissionais do departamento pessoal, pois os dados obrigatórios no holerite, como salário, bônus e hora extra, passam a ser controlados mais facilmente.
VARIAÇÃO DE IMPOSTOS NA FOLHA DE PAGAMENTO
Os encargos tributários incidentes sobre a folha de pagamento podem mudar por causa de alguns fatores, como a troca da faixa salarial do colaborador, os bônus que são pagos ou os benefícios recebidos.
É fundamental que o departamento pessoal acompanhe esses dados para verificar se estão atualizados e sendo pagos da forma correta. Assim, a organização evita ações trabalhistas e fiscais.
O desconto feito para a contribuição previdenciária, por exemplo, ocorre sobre a remuneração do colaborador e obedece a percentuais como:
- R$ 1.659,38: alíquota de 8%
- R$ 1.659,39 até R$ 2.765,66: alíquota de 9%
- R$ 2.765,67 até R$ 5.531,31: alíquota de 11%
PROBLEMAS DE GESTÃO
A ineficiência na gestão da folha de pagamento também pode estar relacionada com a falta de pessoal para acompanhar o desenvolvimento dessa atividade.
Note que citamos a necessidade de verificar se os processos internos estão muito burocráticos ou se são executados da maneira correta, permitindo a elaboração e execução de estratégias para otimizar essa gestão.
Destacamos ainda a importância de manter os profissionais do departamento pessoal sempre treinados e capacitados para que executem suas funções. Programas de reciclagem e desenvolvimento também devem ser considerados.
FALTA DE PLANEJAMENTO
Todos os processos que envolvem a folha de pagamento devem ser planejados. Por isso, uma das ações deve ser o planejamento orçamentário com a projeção desse documento.
O planejamento é essencial para que as despesas da empresa sejam controladas da forma correta, pois encargos e salários correspondem a mais 80% das despesas de uma organização.
Sendo assim, a folha de pagamento requer um monitoramento constante e, anualmente, um profundo estudo para garantir que todos os funcionários serão remunerados da forma correta.
FALTA DE TECNOLOGIA
A tecnologia da informação na área de Recursos Humanos é uma realidade presente — e relevante — em muitas empresas. Soluções tecnológicas otimizam as tarefas cotidianas e tornam o departamento pessoal mais estratégico e menos operacional.
Sistemas são verdadeiros aliados para a eficiente gestão da folha de pagamento, pois ajudam a registrar as horas trabalhadas com precisão e realizam cálculos complexos sem desconsiderar bônus, comissões e descontos mensais.
SAP SuccessFactors é um sistema que maximiza o potencial do departamento pessoal, pois facilita a gestão de capital humano. Esse software funciona em nuvem, ou seja, não há a necessidade de adquirir licenças de uso ou se preocupar com atualizações.
O SAP SuccessFactors oferece total apoio ao RH em diversas frentes de atuação. Algumas são:
- Folha de pagamento;
- Recrutamento e integração;
- Aprendizagem e desenvolvimento;
- Performance dos colaboradores e remuneração.
Dentre os benefícios dessa solução tecnológica, destacamos a interface responsiva e de fácil utilização, além da estrutura modularizada que possibilita a utilização do serviço sob demanda.
Por meio do SAP SuccessFactors, o departamento pessoal tem mais facilidades para gerir a folha de pagamento, executar auditorias, recrutar talentos e manter seu papel estratégico dentro da organização.
Se a sua empresa enfrenta os desafios listados neste artigo, fale com a Cast group! Nós estamos prontos para entender a situação atual do seu RH, acelerar sua transformação digital e maximizar seus resultados!