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Gestão de compras: como e por que automatizar?

11 de setembro de 2019

A possibilidade de automação dos processos da gestão de compras vem transformando as operações internas das organizações brasileiras. Com o uso da tecnologia, rotinas manuais dão lugar a processos e atividades automatizadas que promovem ganhos de tempo e eficiência.

Você já assistiu a um cruzamento movimentado sem semáforos funcionais? É uma manifestação perfeita do caos. Veículos dirigem-se em todas as direções, sem qualquer tipo de sistema – levando a ânimos exaltados, buzinas incessantes ou acidentes.

Essa é uma comparação que ilustra como funciona um processo de gestão de compras sem fluxos de trabalho automatizados. Um sistema de compras típico inclui várias atividades e exige que várias pessoas executem suas respectivas tarefas de maneira perfeita e orquestrada. No entanto, sem um fluxo de trabalho claro, ele se transforma em caos com muita facilidade.

Os processos de aquisição automatizados podem mudar isso com facilidade. Eles mantêm os esforços da organização concentrados em alcançar eficiência. Há uma série de benefícios em automatizar o processo de gestão de compras. Alguns dos mais significativos são descritos abaixo.

Como usar a automação para otimizar processos de aquisição

Vamos esclarecer: o objetivo da automação de aquisições deve ser acelerar os processos para liberar os funcionários de tarefas repetitivas e demoradas, permitindo que eles se concentrem em operações mais críticas para os negócios.

Mas como a gestão de compras pode ser automatizada de forma eficaz? Vamos considerar algumas áreas-chave de foco.

Pedidos de compra e aprovações

O primeiro passo será entender e documentar os desafios atuais enfrentados por suas equipes de compras e como eles podem ser resolvidos pela automação. O objetivo será identificar quais áreas precisam ser aceleradas e quais tarefas administrativas são atualmente as mais repetitivas e complicadas.

No estágio de demanda do ciclo de suprimento, o processo principal está na criação da requisição de compra. Isso envolve a coleta de informações referentes aos detalhes da solicitação e do fornecedor e a obtenção das aprovações necessárias.

Seus principais objetivos aqui são garantir que as informações corretas sejam coletadas e depois canalizadas através da série de aprovações necessárias com um fluxo de trabalho automatizado. Isso substituirá os processos manuais tradicionais, demorados e baseados em e-mail, que estão longe de serem perfeitos e geralmente exigem inúmeras ações de acompanhamento.

Fornecimento e avaliação de fornecedores

Os dados que você já possui devem ser seu ponto de partida, mas um dos maiores benefícios de automatizar a aquisição é que você começará a criar dados melhores e mais confiáveis com o passar do tempo – como histórico de pedidos, perfis de fornecedores e contratos.

A automação da gestão de compras pode ajudá-lo a ter uma visão mais clara de muitas coisas: os históricos de fornecedores; inconsistências de precificação; reconhecer quando descontos por volume seriam aplicáveis ou negociáveis, entre outras.

Quando a automação é feita corretamente, os fornecedores poderão responder aos pedidos mais rapidamente e ter fácil acesso a contratos e outras informações importantes para o pedido. Os compradores, por sua vez, também poderão rastrear pedidos de forma mais eficiente e precisa dentro de um sistema automatizado, já que os registros podem ser facilmente acessados e usados para avaliar os fornecedores mais eficazes.

Faturas e pagamentos

Manter boas relações com os principais fornecedores é, obviamente, uma das responsabilidades mais importantes de qualquer negócio. Assim, ter processos internos complexos que retardam ou atrasam os pagamentos não é o caminho a percorrer para que esses bons relacionamentos sejam mantidos.

A automação dos pagamentos garantirá que todos os fornecedores recebam o valor correto no prazo, sempre e que permaneçam felizes e animados para continuar trabalhando com você.

E funciona de ambos os modos. Certamente não é inédito para uma empresa pagar faturas de bens ou serviços nunca recebidos, simplesmente devido à falta de um sistema confiável de aprovações e contribuições de todos os envolvidos na cadeia de fornecimento. A automação pode eliminar completamente o risco de tais ocorrências.

Por que automatizar o processo de gestão de compras?

A automação de todos esses processos relacionados à gestão de compras gera uma série de benefícios para uma organização. Veja quais são os principais deles:

Fluxo de processo simplificado

O primeiro efeito perceptível da automação é a simplificação do processo. Com um fluxo claro e eficiente, não há mais requisições esquecidas, formulários perdidos ou atrasos onerosos.

A intervenção humana é minimizada quando não é necessária e reservada para tarefas em que é necessário. O processo automatizado de compras começa a funcionar como um relógio.

Custos reduzidos

No início, o gerenciamento automatizado de aquisições reduz a burocracia e os esforços manuais. Com o tempo, isso resulta em uma redução significativa dos custos organizacionais. Os retrabalhos também são eliminados, aumentando ainda mais a eficiência.

Como todas as solicitações de compra precisam de aprovações, isso dá aos gerentes a chance de garantir se as despesas são realmente necessárias ou não. Os processos automatizados também fornecem dados históricos facilmente acessíveis sobre gastos com fornecedores, o que pode ser útil na negociação de custos de compra mais baixos.

Otimização do uso dos recursos

Depois de implementar a automação da gestão de compras, você terá à disposição mais tempo e recursos. Os tempos de ciclo otimizados permitirão que suas equipes assumam mais responsabilidades. Além disso, tarefas de baixo valor ou não essenciais podem ser retiradas das mãos da equipe. Isso permite que você realoque seus recursos para atividades mais críticas.

Conformidade legal

A automação pode facilitar uma maior conformidade com as exigências legais – especialmente relacionadas ao Fisco. É possível automatizar processos relacionados a cálculo de impostos, obrigações acessórias e guarda da documentação pelo prazo mínimo exigido. Além disso, os relatórios detalhados de desempenho de processos podem funcionar como trilhas de auditoria para demonstrar a aderência aos requisitos financeiros e legais.

É possível ainda, validar os dados fiscais, em tempo real, para efetuar os cálculos de impostos para obrigações nas esferas municipais, estaduais e federal, conduzindo por exemplo as NFe de forma correta para o instante da escrituração.

Como colocar em prática a automação da gestão de compras?

Você deseja levar a automação da gestão de compras para a sua empresa? O primeiro passo é encontrar uma solução digital que tenha essas funcionalidades. Ao considerar suas opções, você precisa ter certeza de que a solução escolhida é a que melhor se adapta à sua empresa, que ela encorajará uma aceitação positiva da equipe, bem como, é claro, que ela é capaz de gerar todas as eficiências do processo.

O que você deve garantir é um software que seja facilmente explorado pela sua equipe e ofereça integração com outras áreas da empresa. Com a correta solução tecnológica, você consegue não apenas fazer a gestão de compras, mas também aumentar o desempenho de toda a gestão fiscal da sua organização.

Você gostou das informações sobre a automação da gestão de compras? Quer conhecer uma solução fiscal poderosa? Então visite a página do SOFICOM.



 
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