Você conhece as fraudes mais comuns no reembolso? Essa é uma situação muito delicada para muitos gestores, que precisam ficar atentos em relação à desonestidade de seus funcionários.
A maioria dos profissionais atua com honestidade. Eles sabem que o risco de colocar sua carreira em risco por mais algumas centenas de reais no bolso não vale a pena. No entanto, uma pequena parcela deles pode discordar disso.
Independentemente dos motivos que levem um funcionário a optar por burlar as regras, é papel dos gestores coibir esses comportamentos. E isso inicia com a informação. Conhecer as fraudes mais comuns no reembolso é uma ótima maneira de se precaver contra elas.
CONHEÇA AS FRAUDES MAIS COMUNS NO REEMBOLSO
1. Quilometragem dos veículos pessoais
Em algumas empresas, os funcionários utilizam seus veículos pessoais e são reembolsados pelas despesas com combustível. Porém, poucos aprovadores de despesas realmente tiram um tempo para verificar a quilometragem informada está realmente correta.
O que pode acontecer é o uso do veículo para fins pessoais sob o pagamento da empresa – sem que isso seja notado pelos gestores.
2. Superfaturamento
Outra das fraudes mais comuns no reembolso é o superfaturamento de despesas – quando o funcionário se aproveita do dinheiro da empresa para gastar mais do que o necessário. Um ótimo exemplo disso é aproveitar as comidas e bebidas oferecidas no frigobar do hotel, optar por jantares mais caros do que o necessário ou optar pelo apartamento de luxo em vez do quarto “padrão”.
3. Uso indevido dos recibos
Quando falamos sobre as fraudes mais comuns no reembolso, é preciso ter uma atenção especial aos recibos. Eles podem ser usados de diversas formas pelos funcionários que buscam obter vantagem indevida.
Veja duas situações em que isso pode acontecer:
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O funcionário apresenta o recibo de refeição na semana em que compra a refeição. Então, dois meses depois ele resolve reenviar o mesmo recibo e receber novamente o reembolso.
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O funcionário diz que perdeu a nota fiscal de uma compra realizada e informa um valor superior para sair lucrando na operação.
4. Cancelamento de passagem aérea
Muitas empresas permitem que seus funcionários comprem passagens aéreas reembolsáveis a fim de maximizar a flexibilidade. Porém, os viajantes podem tirar vantagem disso comprando duas passagens para o mesmo voo: uma de baixo custo e outra com alto preço.
Em seguida, eles enviam para a empresa os comprovantes das despesas da passagem de alto preço e cancelam a compra. Dessa forma, é possível obter o reembolso maior do que o devido – viajando com a passagem mais barata.
5. Aprovação indevida
Outra das fraudes mais comuns no reembolso é a aprovação indevida pelos gestores. Imagine que vários membros de uma equipe estão em uma viagem juntos e acabam se empolgando nas despesas do restaurante. Para contornar isso – e eliminar suas próprias despesas pessoais – um gerente que está participando pode ficar responsável por aprovar os gastos de todos.
6. Pequenos gastos
Muitas organizações não exigem um recibo para despesas de baixo valor – que pode ser com um limite de R$25, R$50 ou R$100, por exemplo. Porém, funcionários mal intencionados podem tentar explorar essa lacuna, enviando despesas sem recibo para um pouco abaixo do limite, alegando que perderam o recibo.
7. Despesas mascaradas
As despesas mascaradas acontecem quando a nota fiscal apresenta um serviço ou produto, mas, na verdade, outra coisa foi adquirida. Um bom exemplo disso é o recibo apenas com o valor total da hospedagem em um hotel quando o funcionário aproveitou para consumir alimentos e bebidas de forma indevida durante sua estadia.
8. Declarações de despesas infladas
Imagine um funcionário que compra um item pelo custo real (digamos, R$ 30), mas altera o documento de comprovação para que essa compra apareça no relatório de despesas por um valor muito maior (digamos, R$ 150). Assim, em vez de ser reembolsado pela empresa em R$ 30, o funcionário recebe R$ 150 e sai ganhando R$ 120 na transação.
Outro exemplo é a compra excessiva. Por exemplo, um funcionário pode comprar muitos materiais de escritório e guardar o recibo (digamos por R$ 300) e, em seguida, devolver alguns dos suprimentos para um reembolso (novo recibo: R$ 200). Ao enviar o primeiro recibo de R$ 300, o funcionário faz a diferença entre os dois recibos – ficando com R$ 100 no bolso.
9. Reembolso duplicado
O reembolso duplicado acontece quando uma mesma despesa é reembolsada diversas vezes. E isso pode acontecer de diversas maneiras – como quando duas pessoas diferentes usam o mesmo comprovante para solicitar pagamentos.
Outro exemplo disso ocorre quando o colaborador alega ter perdido a nota fiscal e apresenta o canhoto do cartão de crédito. Depois, em outra situação, ele mostra a nota que estava guardada para obter um novo reembolso.
COMO EVITAR AS FRAUDES MAIS COMUNS NO REEMBOLSO?
Acabamos de ver as fraudes mais comuns no reembolso que podem estar ocorrendo na sua organização. Mas como identificar e evitar essas situações?
Trata-se de uma questão que demanda muita atenção nos pedidos de reembolso. Mas nem sempre é possível dedicar o tempo necessário no processamento de tantos pedidos, não é?
Por isso, muitas organizações buscam auxílio na tecnologia para encontrar as soluções ideais para acabar com as fraudes mais comuns no reembolso. Em vez de depender do processamento humano, é possível automatizar processos para minimizar as chances de fraudes.
Com as soluções da Cast Group você pode modernizar os processos de toda a estrutura organizacional. Dessa forma, também é possível implementar funcionalidades de automação de despesas e controle financeiro em tempo real – que podem facilmente impedir a ocorrência de fraudes, usando tecnologia inteligente para evitar que despesas falsas sejam enviadas e fornecendo soluções para detectar possíveis fraudes.
Você já conhecia as fraudes mais comuns no reembolso? Quer conhecer melhor as soluções do Cast Group? Então entre em contato com a nossa equipe.