Se você tem interesse em melhorar a gestão de sua empresa, mas não sabe ao certo como escolher um bom ERP, é bom se atentar a alguns critérios. Ainda que a solução seja uma grande facilitadora para os gestores, é necessário entender o que ela pode proporcionar e quais são os cuidados que você deve tomar para evitar complicações futuras.
Sendo assim, os sistemas de ERP foram projetados para atender às demandas de pequenas, médias e grandes empresas, com módulos que englobam todo o negócio.
Os principais são: financeiro, faturamento, compras, estoque, fiscal e gerenciamento de projetos, mas ainda há diversos outros desmembramentos, de acordo com o segmento.
A busca pela melhor administração empresarial é mandatória nos dias de hoje, e ao apurar a opção que mais se adequa à sua realidade, você terá enormes ganhos.
CRITÉRIOS PARA ESCOLHER UM BOM ERP
Saiba o que é preciso para escolher um bom ERP, garantindo assim a melhor performance:
- Entenda a verdadeira intenção da sua empresa
Cada companhia terá especificidades relativas ao próprio mercado, então a finalidade pode ser pontual ou existir a necessidade de integração entre diversas áreas.
Como exemplo, no varejo, o controle de estoque integrado com compras, vendas e faturamento pode ser algo imprescindível para evitar erros, atrasos e custos adicionais.
Assim, fazer esse levantamento previamente é imperativo e deve vir de um consenso entre os gestores, ao identificar onde os processos devem ser aprimorados e os principais gargalos na operação.
- Analise as funcionalidades
Evidentemente, as funcionalidades de um ERP devem ser pensadas para cada modelo de companhia. Ainda que isso pareça óbvio, é muito importante investigar com a empresa que fornecerá o sistema se ela realmente consegue atender ao tipo de objetivo que vocês têm.
Alguns descritivos podem conter aplicações, que na realidade, não fazem parte do seu pacote ou que não tem viabilidade técnica para o seu projeto.
Esmiúce todos os detalhes e garanta que sejam não só postos em contrato, mas que também funcionem corretamente.
- Busque por um sistema com atualizações
Além de ter a devida aplicabilidade, é importante que o sistema conte com atualizações. Isso garante que os modelos mais apurados de segurança e de gestão sejam aplicados e que ele não se torne lento, obsoleto e até mesmo, inútil para o contratante.
Da mesma forma, verifique como funciona a inserção de novas funcionalidades de expansão ou modernização na prática.
É importante saber como esses procedimentos são feitos, com qual agilidade, qual seria a possível frequência e se sobre eles incidiriam custos adicionais.
- Atente-se à implementação
Conforme o detalhamento ou tamanho da solução ERP contratada, é preciso tomar muito cuidado com a implementação. Por se tratar da integração entre áreas, além da assimilação de banco de dados, ela nem sempre é simples ou fácil.
Por mais que você tenha uma ótima equipe de TI, o produto exigirá conhecimento técnico específico e qualificado.
Logo, essa etapa é extremamente delicada e deve contar com muito planejamento, conhecimento e também suporte.
Para se ter ideia, há casos onde o custo de implementação e sua execução tornaram-se tão elevados e complexos ao longo do processo, que as empresas tiveram prejuízos substanciais. No pior caso, não conseguiram arcar com os custos, encerrando as operações.
É por isso que a confiança deve ser a base da contratação, evitando dores de cabeça, muitas vezes, irreversíveis.
- Exija treinamento especializado
Em seguida à implementação, há outra importante fase: a de treinamento das ferramentas de ERP.
Por concentrar muitos dados e agregar informações de forma sistêmica, é necessário que as equipes internas recebam todo o auxílio necessário para compreender como tudo funciona e pode ser aplicado com o máximo de sucesso.
Então, antes de contratar o serviço, verifique o nível de comprometimento que a empresa presta com seus treinamentos, exigindo respaldo ao longo, não só de toda implementação do sistema em si, mas também em sua fase de adaptação, de forma rápida e efetiva.
- Assegure-se de ter um bom suporte
Paralelamente às fases iniciais, é indispensável que a empresa tenha uma boa reputação na prestação de suporte, oferecendo soluções rápidas, descritas claramente em contrato.
Nesse sentido, estão inclusos tempo de resposta, horários de atendimento e os tipos de recurso que o suporte oferecerá.
Esse fator costuma não ser levado em conta por muitos gestores, o que pode onerar de forma significativa a operação caso surjam problemas.
- Contrate com base na expertise
Por fim, esperamos ter facilitado a compreensão do quanto é importante escolher um bom ERP com base em questionamentos concretos e relevantes.
Decerto, as soluções de gestão empresarial facilitam de forma definitiva o dia a dia das companhias e fazem com que tenham muito mais produtividade, transparência e agilidade nos processos.
Entretanto, sua eficiência está diretamente ligada a fornecedores sérios e experientes, que podem tanto prever situações problemáticas e revertê-las de forma ágil, quanto ter conhecimento amplo sobre as funcionalidades, adaptando o ERP às suas necessidades.
Assegure-se de optar pelo melhor serviço, pois escolhas ruins podem gerar custos e danos preocupantes.
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