Como fazer uma migração de ERP eficiente?

O principal elemento para fazer uma migração de ERP eficiente é o planejamento de todas as fases, a fim de evitar intercorrências e garantir o máximo de aproveitamento. Embora isso possa parecer óbvio ou simples, mesmo as maiores companhias estão sujeitas a ter problemas por não se atentarem aos detalhes.

A verdade é que a transferência de um sistema de gestão não costuma ser nada fácil, porque envolve muitos dados, segurança das informações, preparo técnico e também resiliência de toda a equipe.

Assim, existem casos no mercado em que o desenvolvimento custou tanto tempo e energia dos negócios como um todo e se tornou tão custoso, que ao invés de servir como suporte e facilitador, levou-os à falência.

Obviamente, a solução em si não é a vilã – mas precisa receber a devida atenção e cuidado para que renda bons frutos e a transferência do ERP seja bem sucedida.

DICAS PARA UMA MIGRAÇÃO DE ERP EFICAZ

Concentrar os dados organizacionais para a nuvem é algo praticamente mandatório para as empresas, principalmente as de médio ou grande porte. A medida garante muito mais agilidade, versatilidade, manutenção da competitividade, bem como a melhoria de todos os recursos internos.

No caso das fusões entre empresas, mudanças na área de atuação, integração com funcionalidades externas, a migração de ERP pode ser crítica porque sempre há divergência entre as tecnologias e sistemas, além de informações de diferentes naturezas.

Sendo assim, alguns cuidados são mais do que necessários!

1. Mapeie o dia a dia e considere tudo

Quando falamos sobre a implementação de ERP e o que considerar, citamos a necessidade de entender sobre o dia a dia e considerar o que é essencial ou não para a sua companhia crescer sustentavelmente.

Antes de mais nada, faça a auditoria do que é relevante manter (por prioridades) e o que não faz mais sentido. Apesar de trabalhoso, essa atitude é obrigatória e ajuda a dar uma ótima compreensão sobre o todo e a dimensão do que fazem e para onde ir.

Ademais, isso traz insights sobre novas formas de gestão e processos, o que pode ser ótimo para aprimorar os serviços e reformular o que não funciona mais internamente.

1. Identifique e organize os aplicativos utilizados

Entrando mais nas especificidades técnicas, cabe também mapear todos os aplicativos que administram os dados até o momento para entender como tudo era armazenado: onde, em que formato, quais eram os principais usos dessas ferramentas e o que precisa ser mantido no histórico.

Caso tenha tudo isso documentado, melhor ainda. Se não tiver, procure por respostas – elas são decisivas para evitar perder informações imprescindíveis no percurso!

1. Faça o melhor planejamento

Uma vez que os objetivos foram definidos e os materiais organizados, siga para a parte mais complexa e categórica da migração: o planejamento.

Contemple preparo para todo o tipo de migração:

• Aplicativos;
• Dados;
• Segurança;
• Rede;

Além de planos de comunicação interna, treinamentos e manutenção para garantir que ao longo dos desdobramentos tudo e todos estejam alinhados.

Ainda, acorde com a empresa fornecedora prazos para cada item que mencionamos, considerando um pouco de flexibilidade para imprevistos, mas tentando cumprir ao máximo os prazos.

Tal organização é fundamental para evitar qualquer tipo de dor de cabeça e, ao mesmo tempo, evita muitos custos extras.

1. Entenda as habilidades técnicas da sua equipe

Outro ponto importante é diagnosticar quão qualificada é a equipe interna responsável pela migração. Ainda que você confie no trabalho deles e a entrega seja satisfatória, esse procedimento exige competências específicas e até mesmo soft skills importantes.

Acredite, sua empresa vai desejar que os melhores profissionais estejam responsáveis por essa transformação. Assim, conte com indivíduos que saibam traduzir e interpretar bem os dados e com experiência em processos semelhantes.

1. Faseie a migração de dados e deixe o mais crítico para o fim

Quanto ao processo em si, é recomendável subir as alterações do ambiente de produção por fases, especialmente se a sua migração for bastante volumosa e abranger frentes diferentes diversas.

Para isso, implemente primeiro o que traz impacto mínimo sobre os resultados da empresa, pois é nesse primeiro momento que as falhas poderão acontecer ou os ajustes devem ser feitos.

Ao final das etapas, todos terão muito mais conhecimento e destreza sobre os ambientes e então poderão migrar para módulos mais complexos, como o de Finanças, por exemplo.

1. Conte com a automatização

É desejável que a empresa automatize tudo o que puder: as transferências, backups, sistemas de recuperação e auditoria de dados para certificação de que está tudo de acordo com o previsto.

Esses dispositivos são algumas possibilidades que fazem com que o erro humano seja reduzido, assegurando muito mais agilidade para o processo como um todo.

1. Atente para o ambiente e a segurança dos dados

Ao migrar para a nuvem, o acesso dos colaboradores deve ser feito de forma segura, garantindo a integridade das informações. Algumas opções como VPN, autenticação em duas etapas e conexões diferentes combinadas garantem a cibersegurança.

1. Invista em treinamentos

Para manter a produtividade, prepare devidamente os funcionários para a mudança. Afinal, ela pode afetar o andamento das funções no dia a dia e gerar problemas de gestão se não for dirigida corretamente.

Os treinamentos focados nos usuários finais e que atuam de forma bastante simples e didática colaboram não só para trazer mais convicção para a equipe, como também mostram que a empresa faz questão de integrá-los, gerando mais motivação.

1. Estabeleça comunicação constante com sua equipe

Por fim, procure por feedbacks de quem tem contato com a solução para entender o que pode ser aprimorado ou deve sofrer alterações durante as fases.

Além da questão de empatia anteriormente citada, também é recomendável documentar essas observações para que elas tragam aprendizados importantes.

Deixe muito claro para todos os envolvidos que, por mais que a transferência possa gerar alguns transtornos iniciais e pontuais, o objetivo final é simplificar o trabalho e gerar oportunidades de crescimento para todos.

Escolha bem a empresa fornecedora

Logo, fica evidente a importância de contar com uma empresa parceira e que entregue as melhores alternativas em sistemas de gestão empresarial, correto?

Uma migração de ERP eficiente engloba muitos detalhes e tem de ser feita com base em expertise e confiança.

A Cast group tem mais de 30 anos de experiência no mercado e ao longo das décadas participou de transições importantes e extremamente complexas, como das maiores companhias brasileiras no setor público e privado.

O nosso suporte técnico é totalmente diferenciado e pode assegurar uma estratégia totalmente assertiva.

Conheça nosso trabalho e entenda como sua companhia pode ganhar em tempo, investimento e tranquilidade.