O mercado está cada vez mais competitivo. Diariamente, somos impactados com essa afirmação que reforça para as empresas a necessidade de se manterem atentas frente às mudanças.
Além disso, cabe às companhias a missão de incorporar as constantes inovações durante a sua jornada de crescimento. Desta forma, ter intrínseca a gestão de projetos, torna-se um elemento primordial para um melhor aproveitamento das oportunidades de negócios.
Entretanto, muitas organizações ainda não possuem o amplo entendimento acerca da importância de investir nessa área. A falta de conhecimento sobre os benefícios e utilidade em aderir esse serviço é o principal desafio a ser superado entre líderes e gestores.
A realidade é uma só: para manter a sobrevivência da empresa atualmente, é de extrema importância ter alinhados os processos a partir de um gerenciamento efetivo.
Ao longo deste texto, iremos destacar a importância de investir na gestão de projetos, e quais são os benefícios em aderir essa prática. Antes, confira os tópicos que serão abordados:
- Você sabe o que é gestão de projetos?
- Quais são as etapas da gestão de projetos?
- Por que investir na gestão de projetos é importante?
Boa leitura.
Você sabe o que é gestão de projetos?
Antes de entender sobre o serviço, nada como exemplificar sobre o que se trata. Um projeto condiz ao ciclo de tarefas e ações específicas que ocorrem de forma contínua, com o intuito de desenvolver produtos, serviços ou resultados únicos.
Deste modo, a gestão de projetos tem o objetivo de reduzir riscos e desenvolver um planejamento que garanta a qualidade dos resultados, bem como promover a satisfação dos colaboradores e melhorar o posicionamento da companhia no mercado.
Assim, a gestão de projetos compõe uma área administrativa da organização que tem o propósito de definir conhecimentos, habilidades e ponderar quais serão os recursos necessários para obter o resultado esperado.
Para isso, o seu desenvolvimento é composto em etapas e prazos definidos, tanto para o início, quanto para a conclusão de cada uma das medidas. Nesse aspecto, o serviço de gestão de projetos consiste na combinação de práticas e estratégias que identificam que o fluxo de trabalho da organização é formado por projetos determinados.
Esse alinhamento é importante, pois caso haja alguma discrepância entre as ações, pode acarretar para a companhia resultados negativos que serão refletidos diretamente no desempenho da empresa.
Diante deste cenário, durante o processo de gestão de projeto, cada ação que envolve o desenrolar do serviço é monitorada, a fim de gerar o melhor resultado dentro dos objetivos propostos e levando em conta os critérios de custos, prazos, qualidade e metas.
Tendo em vista a amplitude de atuação e envolvimento das áreas, é imprescindível para líderes e gestores fazer uso da gestão de projetos, tendo como foco que o serviço é um elemento chave para as estratégias da empresa obterem sucessos e firmar sua posição no mercado.
Quais são as etapas da gestão de projetos?
Ao implementar uma ação de gerenciamento, é importante ter em mente que esse será um processo dividido em etapas para garantir o melhor desempenho esperado.
No caso da gestão de projetos, esse processo é dividido em cinco etapas que precisam ser conduzidas de forma sólida e consistente.
Confira quais são elas:
Inicialização
Tudo precisa ter um início. Essa etapa é o ponto de partida da gestão de projetos, pois começa a acontecer antes mesmo da aprovação do projeto.
É nesse momento que é definido todo o escopo operacional do projeto e, por isso, demanda uma alta capacidade de análise para apurar toda informação que seja relevante para a evolução dos trabalhos.
Aqui são definidas as prováveis chances de erros e acertos, considerando todo o orçamento disponibilizado para as ações. No entanto, cada elemento precisa ser documentado, uma vez que pode servir de referência depois.
Planejamento
Com o projeto em mãos, é hora de lapidá-lo. O planejamento atua como uma ponte de extensão da etapa de inicialização, já que esse é o momento de fazer o cronograma completo acerca de todo o projeto.
Nessa parte, é fundamental que haja o detalhamento completo de tudo que foi pensado e definir como será a execução de cada item. Exemplo: como o orçamento será aplicado, quais as melhores ações a serem realizadas, entre outras perspectivas que sejam essenciais para a execução do plano.
Execução
Vamos por a mão na massa? Tudo aquilo que foi pensado, detalhado e idealizado precisa começar a tomar forma. É nessa etapa da gestão de projetos que o líder deve focar na qualidade das ações e buscar cumprir fatores, como o prazo, data e orçamento.
Contudo, nada na vida é estático e imprevistos podem acontecer no meio do caminho. Por sua vez, os fatores de riscos já devem constar na fase de planejamento, deixando uma alternativa viável para driblar eventuais imprevistos.
Monitoramento
Cada etapa da gestão de projetos precisa ter um monitoramento assíduo. Ou seja, é importante que sejam feitas análises constantes de todo o fluxo operacional, que ajudam a facilitar a tomadas de decisão.
Essa é uma das etapas mais importantes para assegurar que prováveis ações de improdutividade, que podem ocorrer na hora da execução, não sejam repetidas e/ou fiquem sem soluções.
Encerramento
Correu tudo bem com o seu projeto? É hora de chegar na fase final. Essa é a hora de reunir todo o time e obter feedbacks da equipe, utilizando essas informações para serem aplicadas em projetos futuros da companhia.
O grande segredo da gestão de projetos está em cada etapa acontecer no prazo estipulado, uma vez que uma antecede a outra e o sucesso em cada uma delas reflete no resultado como um todo.
Por que investir na gestão de projetos é importante?
Porque a gestão de projetos vai desencadear uma corrente de benefícios para a empresa. Ou seja, além de influenciar no andamento dos fluxos de trabalho, também irá ajudar na inovação no processo produtivo.
Mas, se ainda não está convencido disso, confira os principais benefícios a serem conquistados:
Redução de custos
A gestão de projetos ajuda a consolidar e estruturar o fluxo de trabalho. Isso resulta na maior agilidade e transparência, evitando assim a necessidade retrabalhos, e simultaneamente, obtém-se a redução de gastos – já que se torna mais fácil controlar as despesas e monitorar os níveis orçamentários.
Integração entre os setores
Para que um projeto tenha resultados promissores, é importante envolver toda a equipe nessa jornada. Até porque, desentendimentos e falhas de comunicação podem impactar no andamento das atividades.
Deste modo, a gestão de projetos prevê que em cada etapa do trabalho haja o envolvimento de todos os membros do time, estimulando a sua participação e exposição de ideias. Além de deixar o ambiente de trabalho mais dinâmico, aumenta-se a produtividade e engajamento de todos.
Otimização de tempo
O tempo não para. Acompanhar com agilidade as mudanças de mercado pode ser uma tarefa difícil, ainda mais se a empresa não está munida das estratégias efetivas para driblar esse momento.
Com isso, a gestão de projetos proporciona uma melhora da gestão do tempo para investir em ações complementares ao desenvolvimento da companhia.
Controle de riscos
Não há como estar 100% preparado para tudo, mas através de uma análise contínua de processos no passado e presente, é possível identificar quais foram os erros cometidos e atuar para que não sejam repetidos, aplicando o controle de riscos de forma efetiva.
Resultados satisfatórios
Todas as ações da companhia visam um único objetivo: obter resultados melhores. Ou seja, por meio da gestão de projetos, obtém-se clientes satisfeitos e uma equipe engajada para trabalhar em prol de evoluir cada vez mais – alinhados ao melhor conjunto de técnicas e expertises operacionais.
Para que a gestão de projetos seja bem empregada, é ideal que se inicie o quanto antes os processos de análises e registros que antecedem o desenrolar de cada etapa. Pode parecer uma bagunça num primeiro momento, mas contar com o apoio de uma consultoria especializada nesse serviço é a melhor alternativa.
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Conclusão
Investir na gestão de projetos é a principal estratégia para garantir o bom desempenho da companhia, frente aos altos índices de competitividade no meio corporativo.
A sua execução é capaz de direcionar a equipe em executar processos mais ágeis, bem como estabelecer critérios operacionais mais centrados, que garantam a qualidade na entrega final.
Além disso, a aplicação da gestão de projetos permite que a inserção da inovação na linha de produção ocorra de forma mais fluída e precisa, de acordo com os interesses da companhia.
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