A sua empresa está conseguindo gerenciar custos e despesas durante a pandemia de forma remota? Por conta do coronavírus, empresas dos mais diversos setores tiveram que migrar para o home office – e acompanhar as movimentações financeiras se tornou um desafio para os setores de finanças e contabilidade.
De acordo com dados da BTA (Betania Tanure Associados), 43% das organizações brasileiras adotaram o home office por conta da crise do COVID-19 e a necessidade do isolamento social. E o que ficou evidente foi uma dificuldade em redefinir o padrão dos gastos empresariais – especialmente em relação aos gastos reembolsáveis.
Ou seja, as equipes financeiras estão notando que as políticas e processos precisam de atualização para que seja possível gerenciar custos e despesas durante a pandemia. No entanto, essa série de mudanças também gera a oportunidade única de otimizar o fluxo de processos internos e incorporar novas ferramentas para promover melhorias.
A NECESSIDADE DE MUDANÇAS NO FLUXO DE PROCESSOS
A busca pelas melhores formas de gerenciar custos e despesas durante a pandemia ilustra uma mudança no modelo de negócio adotado pelas empresas brasileiras. Com equipes mais distantes e novos custos surgindo, é fundamental ter atenção redobrada para manter as finanças equilibradas.
Ao longo dos anos, os profissionais que trabalham com as finanças já se depararam com outras situações semelhantes. Grandes mudanças no mercado, fatores externos do setor e alterações culturais podem gerar uma necessidade semelhante de reavaliar os processos financeiros.
Entretanto, a lógica por trás dos controles financeiros segue a mesma. É preciso conhecer a fundo as operações da organização – identificando a origem das movimentações de entradas e saídas. Neste caso específico, é preciso se atualizar em relação às mudanças nos processos da empresa, funcionários e os gastos envolvidos no trabalho remoto.
Um ótimo exemplo prático disso é o surgimento de novos gastos com softwares para viabilizar o trabalho remoto, o investimento em equipamentos para que os funcionários possam trabalhar de suas casas e mudanças na política de reembolsos.
COMO GERENCIAR CUSTOS E DESPESAS DURANTE A PANDEMIA?
Acabamos de falar sobre a necessidade de mudanças para conseguir gerenciar custos e despesas durante a pandemia. Mas como colocar isso em prática?
Aqui estão algumas dicas:
Reveja as políticas internas
Com uma mudança repentina para o trabalho remoto, muitas organizações foram pegas despreparadas e tiveram que se adaptar. Por conta disso, muitos funcionários remotos precisam comprar suprimentos rapidamente – como equipamentos para trabalho em home office e assinaturas de softwares. Infelizmente, todos esses gastos caóticos em toda a empresa são difíceis de monitorar remotamente.
Para tornar esses gastos ainda mais complicados, muitas organizações permitem que os funcionários façam compras com seus cartões pessoais e enviem relatórios de despesas ao departamento financeiro para reembolso. Isso significa menos controles sobre os gastos dos funcionários, uma vez que muitas compras são feitas sem o conhecimento das finanças.
Quando os relatórios de despesas são enviados no final do mês, as equipes financeiras ficam sabendo de uma série de compras inesperadas. Isso significa entrar em contato com os funcionários em busca de recibos e outras informações, o que é ainda mais difícil quando os funcionários estão espalhados por locais e fusos horários. Além disso, a emissão de reembolsos não planejados é um grande problema para qualquer planejamento financeiro realizado anteriormente.
Para evitar situações como essa, é fundamental que reformular a política de gastos da empresa. Dessa forma, é possível estabelecer regras formais e um padrão para reembolsos – com datas, prazos e modelos de relatórios pré-definidos.
Busque visibilidade dos gastos em tempo real
Para gerenciar custos e despesas durante a pandemia as equipes financeiras devem manter total visibilidade dos gastos da empresa. Com novas compras acontecendo à medida que as equipes fazem a transição para o trabalho remoto, não é possível esperar até o final do mês para revisar extratos de cartão de crédito corporativo e relatórios de despesas para saber quanto dinheiro está deixando sua organização.
Sem visibilidade em tempo real, o departamento financeiro não consegue agir de forma proativa. Por exemplo, vários funcionários remotos podem adquirir assinaturas individuais para a mesma ferramenta de software. Se o departamento de finanças pudesse visualizar essas transações em tempo real, poderia ter intervindo e interrompido a compra duplicada ou negociado um preço melhor para as licenças combinadas.
Mudanças econômicas exigem que as empresas reformulem e priorizem os investimentos. Isso é desafiador quando o departamento de finanças depende dos números do mês passado para desenvolver planos futuros. Sem acesso aos dados de gastos atuais, as equipes financeiras não podem ter discussões produtivas sobre onde cortar custos.
A visibilidade em tempo real permite que as finanças forneçam relatórios precisos e atualizados a qualquer momento, para que possam alocar capital com segurança. Quando uma empresa inteira está remota, o departamento financeiro precisa acompanhar as necessidades dos funcionários e otimizar os gastos à medida que isso acontece
Adote uma ferramenta digital adequada
Para viabilizar o processo de gerenciar custos e despesas durante a pandemia, é imprescindível o auxílio de uma solução digital que facilite o acesso às informações em tempo real, não é?
Ou seja, para se adaptar ao novo fluxo de movimentações que surge com o trabalho remoto, é preciso buscar por uma ferramenta robusta que inclua funcionalidades como o recebimento de recibos dos funcionários, atualização do fluxo de caixa, gerenciamento de despesas e geração de relatórios atualizados em tempo real.
Além disso, todos esses dados precisam estar seguros e disponíveis em um ambiente na nuvem – permitindo que toda a equipe do setor financeiro trabalhe em colaboração. Sem isso, torna-se impossível manter um fluxo de trabalho produtivo e eficiente.
Com as soluções SAP você consegue integrar as atividades de toda a organização e monitorar o reflexo das operações sobre as finanças. Todas as movimentações podem ser acompanhadas em tempo real – mesmo com equipes trabalhando de forma remota. Trata-se da melhor forma de retomar o controle sobre os fluxos financeiros e otimizar os resultados conquistados.
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