Ter relatórios para tomar decisões estratégicas é essencial para as empresas que desejam se manter competitivas e ativas no mercado. Esses documentos são embasados em indicadores de desempenho (KPIs), sendo uma importante ferramenta de gestão.
É com base nos relatórios de KPIs que se torna possível monitorar o progresso de uma organização, equipe ou indivíduo em direção às metas e objetivos pré-estabelecidos. De tal maneira, eles permitem que a empresa saiba se está no caminho certo ou não, por exemplo.
Os gestores e empresários estão cada vez mais convencidos de que os KPIs são relevantes nos relatórios para tomar decisões estratégicas. Porém, muitos ainda têm diversas dúvidas sobre o tema. É sobre isso que falaremos neste artigo.
A seguir, responderemos os principais questionamentos que os empresários têm acerca desse tema. Continue a leitura e confira!
COMO FAZER ANÁLISE DE DADOS?
Antes de mais nada, é preciso compreender que a todo momento as empresas geram dados. Essas informações podem ser mineradas e utilizadas para gerar relatórios para tomar decisões estratégicas.
Dessa forma, se terá um documento que pode ser utilizado como base para qualquer decisão tomada pela empresa. Porém, para fazer a análise de forma correta, é preciso que os dados sejam estruturados, ou seja, organizados de forma correta.
Apenas uma informação, sozinha, não serve para tomar decisões. Ela precisa ser agrupada com outras, para que se forme um contexto. Assim, será possível tomar decisões de maneira mais correta.
Também é importante garantir que todas as medidas tomadas pela empresa estejam dentro do que diz a nova Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). A legislação regulamenta a forma como as companhias devem utilizar os dados dos clientes, fornecedores, empregados ou qualquer pessoa, física ou jurídica.
A LGPD dá poder aos usuários, de modo que é preciso que o proprietário autorize que as empresas os utilizem. O nome, número do telefone, endereço residencial ou de e-mail de um cliente, por exemplo, só pode ser utilizado se ele der autorização expressa para isso.
É POSSÍVEL CONFIAR EM TODAS AS INFORMAÇÕES DISPONÍVEIS NAS BASES DE DADOS?
Conforme explicamos, é preciso fazer uma estruturação dos dados, para que eles se tornem informações concretas e úteis para a tomada de decisão. Depois que isso for feito, se todos os cuidados forem tomados, pode-se dizer que sim, eles são confiáveis.
Existem KPIs, no entanto, que são mais relevantes que outros, variando de acordo com a necessidade de cada companhia. Entre os principais, podemos destacar os seguintes:
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fluxo de caixa
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faturamento total;
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ticket médio de vendas;
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recebimento de contas;
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número de clientes por período;
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entre outros.
COMO USAR OS RELATÓRIOS PARA TOMAR DECISÕES ESTRATÉGICAS?
Para usar os relatórios para tomar decisões estratégicas nas empresas, existe uma espécie de passo a passo que deve ser seguido. Entre eles, destacamos os, a seguir relacionados. Acompanhe!
Escolha os indicadores mais relevantes para acompanhar
Cada empresa deve listar quais são as informações que mais pesam em suas decisões e, dessa maneira, escolher os KPIs que precisa acompanhar. Essa é uma decisão muito própria de cada companhia, tendo em vista as necessidades tidas em determinado momento.
Para um e-commerce, por exemplo, saber o tempo de permanência do usuário no site antes de finalizar uma compra é relevante. Já para uma loja que somente atende de forma física, monitorar isso pode não trazer um insight tão relevante.
Alinhe os indicadores com a sua estratégia de negócios
Depois de definidos os indicadores, é preciso alinha-los com a sua estratégia de negócios. Vamos voltar para o exemplo do e-commerce, que trouxemos anteriormente.
Se perceber que um usuário demora muito tempo para colocar um produto no carrinho, pode-se entender que a navegação no site é difícil, por exemplo. De tal modo, podem ser tomadas medidas para reverter essa situação, facilitando que o usuário encontre informações sobre o item que deseja comprar.
O mesmo pode ser feito com todos os demais indicadores, que devem ser inseridos na estratégia.
Revise os indicadores periodicamente
De tempos em tempos é interessante revisar ou atualizar os indicadores, de acordo com as necessidades momentâneas do negócio. Afinal, as empresas são como um organismo vivo, que se moldam de acordo com o momento do mercado ou de determinada situação.
Um KPI que é relevante hoje pode deixar de ser daqui um ano, por exemplo. É preciso fazer essa revisão e atualização, para otimizar o tempo e não desperdiçar energia naquilo que se sabe que não trará resultados para a companhia.
Utilize recursos tecnológicos para gerar dados
A tecnologia deve ser uma grande aliada da sua empresa para gerar dados. Por isso, utilize informações geradas em sistemas de gestão, como o SAP, para que insights possam ser gerados na sua empresa.
O ideal é que você utilize um mesmo programa para gerenciar todos os setores da companhia. Dessa maneira, os dados também estarão todos no mesmo local e será mais fácil de administrar as informações.
Para que essa atividade seja feita de forma correta e organizada, recomenda-se o uso de um sistema de gestão como SAP S/4HANA, que é um dos últimos lançamentos da SAP. Esse programa faz com que a sua empresa viva uma verdadeira transformação digital, por conta de todas as funcionalidades que possui.
Quer entender mais sobre o tema e continuar se informando? A nossa dica é para que faça a leitura de nosso artigo “Ciência de dados: aumentando os lucros com informações da sua empresa e mercado”. Ele traz diversas informações relevantes para o seu negócio.