Atualmente, no setor financeiro, os profissionais de contabilidade e finanças estão lidando com uma ampla gama de processos complexos e interpretam dados de várias fontes. Com a possibilidade de exercer controle financeiro em tempo real, a comunicação e o compartilhamento de informações tornam-se mais eficientes – resultando em aumento de produtividade e velocidade.
Já existem sistemas digitais que operam com um único banco de dados, permitindo que vários departamentos compartilhem informações e se comuniquem entre si. Isso inclui o gerenciamento financeiro, que possui várias aplicações: controle do saldo financeiro, contas a pagar e receber, fluxo de caixa, administração de folha de pagamento, apuração das despesas tributárias e conformidade em obrigações fiscais, conciliação bancária, entre outras.
Com um controle financeiro em tempo real, fica mais fácil integrar os principais processos financeiros e contábeis, gerenciar os recursos e criar relatórios financeiros personalizados. Ou seja, o software de gerenciamento financeiro permite que você acompanhe o impacto financeiro na empresa conforme as operações são desenvolvidas.
Neste artigo, entenderemos melhor como o controle financeiro em tempo real contribui para o sucesso do seu negócio, continue a leitura.
AS PRINCIPAIS ROTINAS DE UM SISTEMA DE GERENCIAMENTO FINANCEIRO
Antes de falarmos sobre os seus benefícios, é preciso deixar claro o que um sistema de controle financeiro em tempo real faz. Veja quais são as principais rotinas que podem ser executadas por essa solução:
- Coleta de informação: a coleta de informações é a base de um controle financeiro em tempo real. Para aumentar a eficiência, as informações devem ser coletadas de maneira precisa, oportuna, completa e consistente. Afinal, as informações que passam pelo sistema devem levar a resultados confiáveis.
- Elaboração de relatórios: o sistema de gerenciamento financeiro fornece relatórios gerenciais precisos. Esses relatórios podem, então, ajudar o gerenciamento do negócio a tomar decisões de alto nível.
- Preparação e execução de orçamentos: outra função do controle financeiro em tempo real é apoiar a preparação e execução de orçamentos dentro do negócio. Os dados em tempo real permitem um monitoramento eficiente da execução dos orçamentos para que os gestores saibam se estão dentro dos limites ou excedendo-os.
- Declarações financeiras: um sistema de gerenciamento financeiro facilita a preparação de demonstrações financeiras – que podem ser usadas tanto para uso interno quanto para partes interessadas externas. Essas demonstrações devem ser preparadas usando informações precisas e confiáveis, que podem ser obtidas através do controle financeiro em tempo real.
- Integração com a contabilidade: os setores de finanças e contabilidade trabalham com base nas mesmas informações, certo? Por isso, um controle financeiro em tempo real também contribui com essa integração com a contabilidade – criando um fluxo de troca de informações que aumenta a produtividade de todos.
- Gestão de materiais de/em terceiros: a gestão e controle de materiais de/ em terceiros pode ser controlada através do gerenciamento em tempo real do grande volume de notas fiscais, fornecendo visibilidade de volumes de bens e materiais alocados em clientes e fornecedores.
- Atendimento de obrigações: atendimento em conformidade com a atual legislação, tanto em esferas municipais, como estaduais e federais, adequando as necessidades da empresa independente da complexidade fiscal, diferentes regimes e diferentes layouts exigidos, de forma segura sem deixar nada para trás.
BENEFÍCIOS DO CONTROLE FINANCEIRO EM TEMPO REAL
Todos esses recursos que estão inclusos no controle financeiro em tempo real contribuem para o sucesso nos negócios. São vários os benefícios que você pode aproveitar quando utiliza um sistema eficiente:
Aumento da eficiência operacional
Não há mais criação de planilhas e coleta manual de dados. Você pode por exemplo, visualizar todos os seus saldos em um só lugar e reconciliar automaticamente seus extratos bancários com as previsões contábeis. O monitoramento em tempo real acontece de forma automatizada, permitindo que você acesse esses dados sempre atualizados, aumentando a eficiência operacional das equipes fiscais, tributárias e contábeis.
Redução de custos e aumento da receita
O controle financeiro em tempo em real também permite que as decisões sejam tomadas com mais agilidade. Ou seja, você não precisa esperar até uma análise dos relatórios ao final do mês para identificar os pontos que precisam ser corrigidos – agindo para reduzir custos e aumentar a receita.
Crescimento da produtividade
O controle financeiro em tempo real permite que você e todo o restante da equipe poupem um tempo precioso que era utilizado em processos manuais. Você não precisa mais gastar várias horas reunindo e compilando dados de várias fontes. O sistema organiza todas essas informações para você.
Visão clara sobre a carga tributária
Você tem informações precisas sobre o impacto da carga tributária no seu negócio? Com um controle financeiro em tempo real é possível acompanhar a evolução desses custos ao longo dos meses – permitindo também uma análise contábil para para se manter em governança com a carga tributária, sempre em conformidade com a legislação vigente.
Análise tributária por estado ou município
Outro benefício do controle financeiro em tempo real relacionado à tributação é a possibilidade de analisar as despesas tributárias por estado ou município. Por exemplo, você consegue identificar quais os tributos e qual é o custo de comprar e vender para diferentes regiões do Brasil.
Lidar com mudanças na legislação
A legislação tributária muda com muita frequência no Brasil e cumprir todas as obrigações legais pode se tornar um desafio. Um software que realiza o controle financeiro em tempo real também auxilia nesse processo de atualização – além de manter as informações financeiras organizadas para que sejam usadas pela contabilidade.
Previsibilidade das despesas
Quando falamos sobre saúde financeira, não estamos falando apenas sobre o saldo atual do caixa. É fundamental levar em consideração as movimentações previstas para o futuro e a previsão de despesas para o período.
Com um controle financeiro em tempo real você possui essas informações sempre atualizadas. É possível analisar as despesas dos períodos anteriores para ter mais domínio sobre os custos previstos para o futuro.
Tributação de cada produto do mix
Entre as possibilidades de análise em um sistema de controle financeiro em tempo real está o filtro da tributação para cada produto do mix. Ou seja, você consegue analisar quais dos produtos comercializados representam custos mais elevados com tributação – reduzindo sua margem de contribuição.
Integração dos dados de toda organização
A gestão financeira vai muito além do setor de finanças. São coletados e analisados dados de toda a organização, permitindo uma integração de informações que auxilia na tomada de decisão para os diferentes gerentes. Quando toda a organização trabalha em conjunto, os resultados são conquistados com mais facilidade.
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