Você busca incorporar processos para que ganhe agilidade na governança fiscal e compliance? Esse é um grande objetivo dentro dos departamentos financeiros de empresas brasileiras – que precisam lidar com toda a complexidade do sistema tributário do país.
Segundo dados apresentados pelo governo federal, as empresas gastam cerca de 1.501 horas/ano apenas para fazer suas declarações contábeis e fiscais. Entre todo esse tempo gasto, é preciso considerar a incidência de tributos e inúmeras obrigações acessórias – que estão sofrendo alterações constantes.
Ao encontrar uma forma para que você ganhe agilidade na governança fiscal e compliance, torna-se possível reduzir custos e aumentar a segurança das operações desenvolvidas. Além disso, essa ainda é uma maneira de tornar toda a empresa mais ágil e eficiente.
O PAPEL DA GOVERNANÇA FISCAL E COMPLIANCE NA SUA EMPRESA
Se você busca a estruturação de processos para que você ganhe agilidade na governança fiscal e compliance, você já tem uma boa ideia dos benefícios que pode obter, não é?
A lógica por trás disso é bem simples: manter o compliance pode parecer caro, mas não agir de acordo com a conformidade das leis custa muito mais. As organizações que enfrentam problemas constantes com o Fisco possuem a continuidade de seus negócios ameaçada constantemente.
A governança fiscal e compliance formam uma combinação para criar diretrizes que garantem o cumprimento de todas obrigações da empresa. Isso inclui uma grande diversidade de processos – como tributos a serem pagos e documentações a serem entregues.
Os dois principais benefícios de aplicar a governança fiscal e compliance na sua empresa são a redução de custos e ganho de agilidade nos processos internos.
Quando todos os processos estão bem definidos e existem diretrizes claras para guiar o trabalho, todos sabem exatamente como devem atuar para cumprir os requisitos legais. Além disso, podem ser incorporadas ferramentas e estratégias que aumentam a eficiência destes processos.
Já a redução de custos pode ser alcançada de diversas maneiras:
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Evitar sofrer penalidades fiscais;
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Planejamento fiscal antecipado;
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Uso de benefícios fiscais que poderiam estar passando despercebidos;
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Atualização constante para evitar complicações legais.
GANHE AGILIDADE NA GOVERNANÇA FISCAL E COMPLIANCE
Para ajudá-lo a colocar tudo isso em prática, preparamos um passo a passo que vai garantir que você ganhe agilidade na governança fiscal e compliance:
1. Invista em um programa formal de compliance
O primeiro passo para que você ganhe agilidade na governança fiscal e compliance é investir em um programa formal de compliance.
À primeira vista, isso pode parecer contraintuitivo. Afinal, como a alocação de fundos para conformidade contribui para reduzir seus custos? A realidade é que o custo da não conformidade pode ser impressionante. Afinal, os gastos com multas, juros e outras penalidades podem ser enormes.
As empresas com programas de compliance ineficazes também enfrentam riscos jurídicos e financeiros, bem como riscos de reputação – que podem dificultar a retenção de clientes e funcionários existentes.
Ou seja, estamos falando sobre uma maneira de cortar seus custos de conformidade no longo prazo, realizando um investimento que será capaz de reduzir muitos custos no futuro – além de garantir mais agilidade nas operações.
2. Adote uma abordagem prospectiva
Ao implementar novas políticas, procedimentos ou sistemas para sua organização, uma das melhores coisas que você pode fazer é olhar para frente, para ver onde você verá sua empresa em cinco ou dez anos – avaliando se seus controles atuais seriam suficientes naquele ambiente.
Você precisa implementar políticas e procedimentos de conformidade projetados para prevenir, detectar e corrigir problemas potenciais com base em onde sua empresa está hoje, é claro. E pode ser tentador parar por aí.
No entanto, fazer isso pode comprometer o compliance no futuro. Aqui está o porquê: os controles de conformidade que são eficazes hoje para sua empresa hoje podem não ser escaláveis. Se não forem, você pode acabar tendo que revisar seu programa a um custo significativo mais tarde.
Se o faturamento da organização triplicar e o número de funcionários dobrar, a tributação da empresa também sofrerá grandes transformações. A governança fiscal e compliance precisam conseguir acompanhar esse ritmo para continuarem eficientes.
3. Monitore continuamente os riscos de mudança
Outro ponto importante para que você ganhe agilidade na governança fiscal e compliance é manter-se sempre atualizado. Se você conseguir se manter sempre um passo à frente, nunca terá problemas com novas exigências ou mudanças que afetam suas operações.
Programas de compliance eficazes vão além de identificar problemas e tomar medidas corretivas. Embora isso seja importante, é indiscutivelmente mais importante monitorar continuamente e olhar para a frente para potenciais armadilhas. Uma abordagem proativa significa que sua equipe está de olho nos regulamentos e se mantendo a par das mudanças do setor, para que possam reagir com agilidade para implementar novos processos quando necessário.
Ao identificar e implementar as mudanças necessárias nos procedimentos em resposta a um cenário de riscos em constante mudança, certifique-se de atualizar também seus controles de conformidade para lidar com essas mudanças. É muito mais barato implementar as mudanças antes que elas sejam necessárias do que ter que voltar e corrigir as violações e resolver os problemas após o fato.
4. Implemente a automação de processos
Finalmente, uma das maneiras mais eficazes de reduzir suas despesas de conformidade e ganhar em agilidade é implementar soluções de tecnologia que podem automatizar processos e fluxos de trabalho. Embora a tecnologia tenha seus próprios custos, os benefícios potenciais superam os custos.
Os processos manuais são propensos a erros e exigem muito trabalho. Além disso, eles não são escaláveis. Uma empresa que depende de processamento manual para atestados, certificações ou outras tarefas de conformidade provavelmente terá dificuldade em lidar com um aumento significativo no número de funcionários, mudanças no modelo de tributação ou aumento do número de obrigações acessórias.
A automação pode ajudar a garantir que as tarefas sejam tratadas a tempo – reduzindo o risco de complicações legais. Como as atividades são concluídas automaticamente de acordo com um caminho pré-definido, também é mais fácil eliminar possíveis gargalos. Tudo isso pode representar uma economia de custos significativa para toda a organização.
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