Cómo superar los retos de la implantación de SAP S/4HANA

La tecnología y los datos han transformado los negocios de todos los segmentos y hasta 2025 formarán parte de prácticamente todas las decisiones, interacciones y procesos de las empresas, según el informe "La empresa de 2025 impulsada por los datos"de la consultora McKinsey.

En este contexto, una de las principales ganancias para las empresas fue el surgimiento de los llamados ERPs (Enterprise Resources Planning), que rompieron las barreras de los silos organizativos y proporcionaron una mayor integración entre áreas y optimización de procesos.

Actualmente, existen diferentes modelos de ERP en el mercado, siendo el líder mundial en tecnología SAP el responsable de presentarnos la plataforma más moderna y avanzada en este sentido, denominada SAP S/4HANA.

Lanzado en 2015, SAP S/4HANA está considerado como "la próxima generación de ERP", por presentar una evolución significativa en comparación con los ERP tradicionales. La implantación de SAP S/4HANA aporta beneficios inmensurables en el día a día de las empresas de mediano y gran tamaño, pero requiere superar diversos retos.

Comprenda por qué su empresa debe invertir en este software y de qué forma debe prepararse para esta verdadera transformación digital. 

¿Por qué implementar SAP S/4HANA?

SAP S/HANA es la versión más rápida y moderna de un ERP disponible actualmente en el mercado. Presenta numerosas ventajas en comparación con otros ERP más tradicionales, como ECC, asociadas a su arquitectura innovadora, capacidades de procesamiento en tiempo real e integración con tecnologías emergentes.

En general, la principal ventaja de la implantación de SAP S/4HANA reside en la usabilidad del sistema, que aporta ventajas como agilidad empresarial, experiencia de usuario mejorada, reducción de errores manuales y apoyo a la transformación digital. 

Su plataforma es flexible y ágil, lo que permite a las empresas adaptarse rápidamente a los cambios del mercado y tomar decisiones más inmediatas, basándose en información actualizada. 

Además, SAP S/4HANA se ha diseñado para ofrecer una interfaz más intuitiva, moderna y personalizada. Esto facilita la interacción de los operarios de distintos proveedores con el sistema, lo que también repercute en su satisfacción y productividad. 

Y, ya que estamos faltos de personal, otra ventaja fundamental de la implantación de SAP S/4HANA es poder hacer que su equipo sea menos operativo y más estratégico. 

Sabemos que, a menudo, la no automatización de procesos da lugar a errores manuales que pueden resultar muy costosos, especialmente si estas actividades están relacionadas con la entrega de obligaciones físicas y tributarias u otras burocracias que implican contextos externos, como legislaciones o normas.

Con la automatización de procesos y la eliminación de tareas manuales, SAP S/4HANA ayuda a reducir los errores humanos, mejorando la precisión y la fiabilidad de las operaciones empresariales. Esto se traduce en una reducción del tiempo que el empleado dedica a las tareas operativas y un mayor enfoque en lo que realmente es estratégico y genera resultados para su empresa.

Otro punto importante a tener en cuenta al considerar la implantación de SAP S/4HANA es la descontinuación de SAP ECC, anunciada para los próximos años. Los clientes actuales de SAP ECC deben estar atentos, ya que con el aumento de la demanda de proyectos de migración, la disponibilidad de mano de obra de calidad será cada vez más escasa a medida que se acerque el plazo final de mantenimiento de SAP ECC. 

A pesar de que la descontinuación está prevista para 2025 y 2027 (dependiendo de la versión del cliente), se ha confirmado que esto va a ocurrir. Por lo tanto, cuanto antes opte su empresa por un software independiente, más rápido se adaptará a las nuevas demandas tecnológicas.

¿Cuáles son los retos de la implantación de SAP S/4HANA?

La implantación de SAP S/4HANA es una jornada compleja que requiere la implicación de todas las áreas de la empresa. Superar los desafíos técnicos, organizativos y culturales requiere una planificación cuidadosa, la implicación de todas las partes interesadas y un liderazgo fuerte.

Al enfrentarse a estos desafíos de forma proactiva, las empresas pueden maximizar los beneficios de SAP S/4HANA y posicionarse estratégicamente para la era de la transformación digital.

Vea a continuación los principales retos en cada una de las áreas y cómo prepararse para la implantación de SAP S/4HANA en estos cenários. 

Desafíos técnicos

La implementación de SAP S/4HANA conlleva una serie de desafíos técnicos que requieren un enfoque cuidadoso y experiencia en TI. Aunque este ERP concentra la mayor parte de sus funcionalidades en módulos integrados, su funcionamiento depende de varias integraciones con otros sistemas de la empresa. Uno de los principales puntos de atención para la conversación es la carga de datos del sistema legado para S/4HANA.

Otro de los temas más importantes en la implementación de SAP S/4HANA son las integraciones que, si están mal ejecutadas o planificadas, pueden comprometer todo el éxito de la operación. Para ejecutarla sin compromisos, es sumamente importante tener en cuenta los siguientes pasos:

• Tener un tiempo multifuncional especializado en integraciones para desarrollar este frente del proyecto: prevé la interlocución entre el tiempo de implementación SAP y los especialistas de otros sistemas involucrados;
• Atención a la calidad de los datos que circulan entre los sistemas: una misma información puede ser tratada de formas distintas por los sistemas de origen y destino. Entiende la necesidad de transformarlos, crea tablas de traducción de la información y permite el mantenimiento permanente de la misma;
• Implementar recursos de monitorización: establece cuál será la forma y las herramientas de control del funcionamiento de las integraciones. Facilita o automatiza el trabajo de identificar si la interfaz se ejecutó con éxito o con error, y cuáles son los registros afectados por cada tipo de fallo.

Desafíos organizativos

La implantación de SAP S/4HANA no es solo una transición tecnológica, es un cambio organizativo significativo que puede afectar profundamente a la estructura y los procesos internos.

 Uno de los retos organizativos más comunes es la resistencia al cambio por parte de los funcionarios. La introducción de una nueva interfaz, como SAP Fiori, y la necesidad de adaptarse a los nuevos flujos de trabajo pueden generar desconfianza y resistencia.

Una buena gestión del cambio organizativo no sólo prepara a las personas para trabajar de una forma nueva, sino que también aprueba los nuevos procedimientos de trabajo según los requisitos de gobierno corporativo de la empresa.

La gestión de proyectos también es un punto crítico. La implementación de SAP S/4HANA requiere un liderazgo fuerte y un equipo altamente cualificado para coordinar todas las fases del proyecto.

 La falta de sintonía entre las distintas áreas de la empresa puede dar lugar a retrasos y problemas de comunicación que repercuten negativamente en el calendario y la organización. 

Algunos consejos para minimizar los desafíos organizativos son mapear todos los procesos afectados por la implementación de SAP S/4HANA, preparar acciones de compromiso para mantener el tiempo motivado, utilizar técnicas pedagógicas para aplicar tratamientos y utilizar los canales ya existentes en la empresa para divulgar los resultados.

Desafíos culturales

Los desafíos culturales durante la implantación de SAP S/4HANA están a menudo relacionados con el cambio en la mentalidad organizativa. 

Una cultura arraigada en procesos tradicionales puede resistirse a la agilidad y la flexibilidad introducidas por SAP S/4HANA. La colaboración interdepartamental es crucial, pero las estructuras jerárquicas rígidas pueden dificultar la comunicación eficaz.

La falta de comprensión y familiaridad con las capacidades avanzadas de SAP S/4HANA también puede representar un desafío cultural. La empresa debe invertir en tratamientos adicionales para garantizar que los empleados sean capaces de aprovechar al máximo las funcionalidades del nuevo sistema.

Herramientas y recursos para ayudar a implementar SAP S/4HANA

La implantación de SAP S/4HANA no es solo una actualización del sistema; es una oportunidad para redefinir y optimizar procesos, impulsando la innovación y la eficiencia operativa. 

Una buena forma de minimizar los daños y las posibles complicaciones en este proceso, capaz de cambiar toda una estructura organizativa, es utilizar otras herramientas y recursos como aliados.

Software de planificación y gestión de proyectos

Al adoptar un software de gestión de proyectos, las organizaciones pueden optimizar el proceso de implementación de SAP S/4HANA, garantizando la eficiencia, la colaboración eficaz y la alineación continua con los objetivos del proyecto. Escoger la herramienta adecuada e integrarla de manera eficaz en el proceso general puede resultar en una implementación más suave y exitosa.

Las plataformas de gestión de proyectos facilitan la comunicación y la colaboración entre los equipos. Esto es esencial para mantener a todas las partes interesadas informadas sobre el progreso del proyecto, los cambios en los requisitos y las cuestiones identificadas durante la ejecución.

También ayudan a recopilar y analizar los requisitos específicos para la implementación de SAP S/4HANA. Estos requisitos pueden incluir integraciones con sistemas existentes, personalizaciones necesarias y demandas específicas de cada departamento. 

Además, también puede crear un plan detallado, identificando tareas, responsabilidades y marcos de referencia para facilitar la definición de objetivos claros, medidas realistas y la asignación eficiente de recursos.

Otra ventaja considerable de un software de gestión de proyectos es que hace referencia a la gestión de riesgos: identificarlos y gestionarlos es parte fundamental del proceso de implementación de SAP S/4HANA. Permite a los directores de proyecto identificar, evaluar y planificar respuestas a los riesgos potenciales, minimizando los impactos negativos.

Software de crecimiento

Los softwares de crecimiento proporcionan una base sólida para la expansión y evolución continua de las operaciones empresariales. Están diseñados para ofrecer apoyo a la escalabilidad, la flexibilidad y la innovación, permitiendo que las organizaciones crezcan de forma eficiente y se adapten a las demandas del entorno empresarial en constante cambio.

Los softwares de crecimiento son esenciales para optimizar procesos y recursos, garantizando que la infraestructura tecnológica esté preparada para hacer frente a futuras expansiones. Proporcionan herramientas y recursos para gestionar eficazmente el aumento del volumen de datos, transacciones y usuarios a medida que crece la empresa.

Además, estos programas ofrecen funciones que fomentan la innovación y la adaptación a las últimas tendencias tecnológicas. Pueden incluir recursos como análisis avanzado, inteligencia artificial, automatización de procesos e integración con tecnologías emergentes, lo que permite a las empresas seguir siendo competitivas en un entorno de negocios en constante evolución.

Otro aspecto crucial de los softwares de crecimiento es la capacidad de integrarse perfectamente en SAP S/4HANA, garantizando una sincronización eficaz entre las operaciones y los objetivos estratégicos de expansión. Esto contribuyó a una implementación más completa, preparando a la empresa no solo para el presente, sino también para el futuro.

En este sentido, SAP Signavio es una herramienta poderosa y puede ser un gran aliado de S/4HANA para las empresas que buscan mejorar aún más la optimización de los procesos empresariales. SAP Signavio cuenta con recursos avanzados de modelado y análisis que permiten que las organizaciones mapeen sus procesos punto a punto, comprendiendo mejor las interconexiones y colaborando de manera eficaz para implementar mejoras. 

Por lo tanto, la inclusión de softwares de crecimiento es una estrategia vital para garantizar que la implementación de SAP S/4HANA no sea solo una solución inmediata, sino una inversión que apoye la expansión sostenible y la evolución continua de la organización. 

Servicios de consultoría y ejecución

Los servicios de consultoría e implementación son fundamentales para garantizar el éxito del proyecto de implementación de SAP S/4HANA, ya que ofrecen orientación personalizada y soporte técnico.

Profesionales altamente cualificados y especializados en SAP S/4HANA, encontrados en empresas de consultoría como a Cast groupaportan una experiencia valiosa para entender los requisitos específicos en los que se encuentra su negocio. Esta experiencia es esencial para identificar oportunidades de optimización, superar retos técnicos y garantizar una implantación eficiente y bien ejecutada.

Los consultores ayudan a elaborar un plan estratégico detallado para la ejecución, definiendo objetivos claros, identificando riesgos potenciales y elaborando un calendario realista. 

Además, desempeñan un papel crucial en la gestión de los cambios asociados a la implementación, ayudando a mitigar las resistencias, perfeccionar los equipos y garantizar una transición suave. Son responsables de la configuración adecuada de SAP S/4HANA, incluidas las personalizaciones específicas para satisfacer las necesidades únicas de la organización.

Los servicios de consultoría realizan pruebas exhaustivas antes de la implementación total, validando la estabilidad y la eficacia del sistema, y proporcionan un entrenamiento exhaustivo para el equipo de usuarios de la cueva, asegurándose de que están totalmente preparados para utilizar las funcionalidades de SAP S/4HANA.

Su papel sigue siendo importante incluso después de la implementación del nuevo software, ya que ofrece soporte continuo, realizando los ajustes necesarios y garantizando que el sistema siga respondiendo a las necesidades en constante evolución de la empresa.

Superar los desafíos de la implementación de SAP S/4HANA es una tarea que requiere cuidado, planificación estratégica y estrategias sólidas. Al abordar los desafíos técnicos, organizativos y culturales de forma proactiva, las organizaciones pueden transformar los obstáculos en oportunidades de mejora. 

La colaboración con servicios de consultoría especializados, junto con la adopción de softwares de crecimiento, son elementos fundamentales para el éxito de esta transición.

La implantación de SAP S/4HANA no es solo una actualización del sistema; es una oportunidad para redefinir y optimizar procesos, impulsando la innovación y la eficiencia operativa. 

Al invertir en la capacitación del equipo, en la comprensión profunda de los procesos de negocio y en la flexibilidad para la adaptación continua, las organizaciones estarán preparadas no sólo para afrontar los retos inmediatos, sino también para prosperar en un entorno de negocio en constante evolución.

La clave del éxito está en el enfoque proactivo, la colaboración eficaz y la disposición a aprender a lo largo del proceso. Con resiliencia, compromiso y una visión clara de los objetivos, las organizaciones no solo pueden superar los desafíos de la implementación de SAP S/4HANA, sino también obtener los beneficios de una transformación digital bien lograda.

El futuro ya está aquí, y la implementación de SAP S/4HANA es el camino hacia una operación empresarial más eficiente, ágil y preparada para los desafíos del mundo moderno.