Em tempos de pandemia e isolamento social, como a da COVID-19, processos de RH como os de admissão, onboarding e treinamento podem ser adiados ou prejudicados, principalmente se forem feitos de maneira convencional, ou seja, sem apoio de ferramentas e soluções tecnológicas.
De modo geral, muitas empresas realizam esses e outros processos presencialmente. Colaboradores recém-contratados recebem informações sobre os processos internos com os gestores e colegas, fazem uma integração durante os primeiros dias e treina com os seus pares e superiores.
No entanto, devido à alta transmissibilidade do novo coronavírus, responsável pela doença COVID-19, diminuiu-se a quantidade de interações sociais realizadas presencialmente. E agora?
Nós listamos boas práticas que podem ser adotadas que viabilizam a admissão, o onboarding e o treinamento dos colaboradores à distância — contribuindo para a preservação da saúde de todos, principalmente os que fazem parte dos grupos de risco. Acompanhe!
ADMISSÃO
A admissão de colaboradores é um processo cercado de expectativas, tanto da empresa quanto de quem está sendo contratado. Ao mesmo tempo, requer bastante organização da empresa para cumprir com a legislação vigente.
Planejar o processo com cuidado e conhecer previamente todas as etapas é a maneira mais eficaz de evitar erros. Monte uma lista de verificação com os tópicos que devem ser cumpridos e prepare-se para realizá-los com a ajuda da tecnologia.
O processo de admissão digital, como é chamado quando há o apoio de recursos tecnológicos, conta com a atuação de softwares especializados, redes sociais, assinaturas digitais e plataformas que armazenam dados e arquivos em nuvem.
Por meio da admissão digital, o candidato aprovado pode enviar os seus documentos pela internet, utilizando um computador ou celular — dispensando-o de comparecer presencialmente na sede da empresa. Desse modo, economiza-se tempo e espaço físico.
Assim que o analista de RH recebe os documentos do profissional recém-contratado, um alerta é emitido para que aconteça uma verificação. Caso os documentos não estejam legíveis, basta solicitar o reenvio. Alguns softwares fazem essa avaliação automaticamente.
Outra vantagem é a segurança das informações, pois documentos físicos e cópias são mais fáceis de se perder e mais difíceis de organizar. Quando se encontram em um servidor on-line, estão à disposição o tempo todo para quem possui autorização de acesso.
Já a assinatura de contratos também pode ser feita digitalmente. As assinaturas digitais possuem validade jurídica, fazendo com que os documentos gerados possam ser utilizados como prova em eventuais ações legais.
ONBOARDING
A quarentena compulsória atingiu muitas empresas de maneira inesperada. Para alguns profissionais, já é natural fazer home office e interagir remotamente com a equipe. Contudo, como fica a situação dos recém-contratados que ainda nem tiveram a chance de conhecer os demais colegas?
Esse processo de integração, ou onboarding, costuma ocorrer naturalmente. Humanos são seres sociais, portanto, requerem momentos de interação com outras pessoas como conversar, tomar café ou rir. A complexidade surge quando tudo isso passa a ocorrer de forma digital.
Antes de o recém-contratado iniciar suas atividades, ele pode receber um e-mail de boas-vindas com material suficiente para introduzi-lo na cultura da empresa. Informações como as expectativas para o cargo e o que será esperado do profissional necessitam estar presentes nesta introdução.
Paralelamente ao material, o RH deve disponibilizar um canal de contato direto com os membros de sua equipe, para realizar o trabalho de alinhamento com o recém-contratado acerca do conteúdo compartilhado digitalmente.
Outra ação que deve ser tomada é a aproximação dos novos colaboradores de suas atividades e dos colegas de trabalho, além das prováveis situações que podem se envolver, como a delegação de tarefas, treinamento de equipes e preparo para cargos de liderança.
Para tal, a área de Recursos Humanos necessita realizar um mapeamento para conhecer todas as particularidades de cada cargo da corporação. Isso permite criar uma estratégia eficiente para o onboarding digital, bem como um cronograma efetivo para as ações.
É importante destacar a importância de se definir o objetivo do onboarding digital, para saber de que maneira ele funcionará — se para engajar o colaborador, capacitá-lo para operar alguma ferramenta ou apresentá-lo aos processos.
Há uma ordem de fatores capazes de auxiliá-lo nesse sentido, chamado de 4Cs. Veja:
- Conformidade: engloba o ensino de processos, regras, códigos de ética e demais políticas da companhia.
- Clarificação: explica ao recém-contratado os deveres de sua função, permitindo alinhar expectativas entre ele e a empresa.
- Cultura: apresenta a cultura e os valores organizacionais.
- Conexão: estimula as relações interpessoais. Comunicadores instantâneos podem ser utilizados para as interações entre as pessoas.
TREINAMENTO
Por último, mas não menos importante, há a necessidade de realizar treinamentos com a equipe — aproveitando a quarentena compulsória por causa da COVID-19.
Cada treinamento pode ser realizado por meio de uma ou mais ferramentas. Basta definir o objetivo dele para encontrar a solução ideal.
Podcasts, que são arquivos de áudio, podem ser ouvidos enquanto o colaborador faz exercícios físicos na esteira ergométrica ou prepara uma refeição. Já os vídeos podem ilustrar com precisão a maneira correta de operar uma máquina ou sistema.
Plataformas de e-learning conseguem compartilhar conhecimento por meio de várias mídias, além de realizar testes que medem o nível de absorção de cada conteúdo. Assim, o RH consegue acompanhar a evolução individual e grupal.
Medir esses e outros resultados é essencial para o papel estratégico do RH, que necessita oferecer o suporte para que a empresa alcance os seus objetivos. O uso da tecnologia e dos dados é importante para tomar decisões que contribuem para o bem da corporação.
Sendo assim, aproveite esse momento de isolamento social para criar projetos e ações que estimulem o uso da tecnologia pelo RH em processos como admissão, onboarding e treinamento. Realize testes, experimente ferramentas e comprove os benefícios de participar dessa transformação digital.
Enquanto a sociedade se isola para evitar a aceleração da transmissão da COVID-19, as empresas devem aproveitar esse momento para repensar suas estratégias e entender que o colaborador não precisa estar dentro do escritório para ser produtivo.
Há novas e mais modernas formas de se fazer o mesmo, contudo, alcançando resultados ainda mais positivos!
O envolvimento dos processos citados com os recursos tecnológicos revela o quão próximos estão as áreas RH e TI. Se essa não é uma realidade na sua empresa, leia este artigo para conhecer boas práticas que fomentam a aproximação entre elas.